Деловое письмо: особенности и виды

Деловая переписка – важный атрибут любой профессиональной деятельности. Организации обмениваются необходимыми сообщениями и наиболее важная информация отражена в документе под названием деловое письмо.

Его получатель оценивает все: начиная от бланка и заканчивая стилем написания, поэтому, если фирма позиционирует себя как уверенного игрока на рынке, деловое письмо должно быть составлено в соответствии с правилами делового этикета.

Что такое деловое письмо

Большинство бюджетных или коммерческих структур, которые работают в одном направлении, тесно связаны между собой и постоянно интересуются новой информацией. Чтобы источник информации был достоверен, а последующие шаги в работе –  результативны, используют деловую переписку. Деловое письмо отличается от прочих:

• стилем изложения;
• лексикой без эмоций;
• оформлением на официальном бланке организации;
• одинаковым, стандартным шрифтом;
• лаконичностью и небольшим объемом (обычно – не более страницы);
• соблюдением служебной субординации.

Подобная корреспонденция – важная часть бизнес-процесса. Она решает множество проблем, отвечает на важные вопросы, разрешает спорные ситуации. Невозможно представить современные компании без деловой переписки. Ни одна из них не находится в изоляции, она опутана «паутиной» деловых связей.

Виды деловых писем

Поговорим о видах деловых писем.

Знаниями об их классификации и структуре владеет секретарь организации, менеджер или сотрудник, которому делегировали данные полномочия. В стиле и структуре деловых писем разбирается и директор компании. Он не только подписывает документ, но и следит, чтобы официальный текст соответствовал всем правилам написания делового письма и был оформлен на соответствующем бланке.

Оно пишется от имени компании и утверждается руководителем. Вид письма, его классификация зависит от содержания. Существует определенная градация, которая делит деловые письма, исходя из темы, на:

• гарантийные;
• сопроводительные;
• информационные.

Это может быть письмо-уведомление, предупреждение или напоминание. Адресат не должен отвечать на эту категорию писем.

Другой вид «посланий» требует непосредственного ответа:

• обращение;
• предложение;
• запрос;
• услуга;
• требование;
• прошение.

Информация может быть отправлена по имейл, в форме факсового сообщения или традиционно – в обычном конверте по почте. Основная масса деловых писем имеет коммерческую направленность. Их используют при заключении соглашения и в период действия договора:

• письма с ответами на запросы;
• конкретный запрос;
• предложение о сотрудничестве;
• оферта (сделка или договор);
• претензия;
• напоминание.

Если письмо отправляется от имени нескольких лиц, то оно называется коллективным. Традиционный вариант, когда написано для одного адресата и от имени одного человека.

Есть и другая категория писем: некоммерческие. В них содержится

• приглашение или поздравление;
• выражение соболезнования;
• благодарность или просьба;
• информация о чем-либо;
• рекомендации и гарантии;
• инструкции.

К категории некоммерческих относятся также сопроводительные письма. Они могут быть написаны как по строгому образцу, так и в свободной форме. Если написать сообщение, то следует учесть его вид и характер. Исходя из этого, применять определенный стиль написания.

К сведению: некоторые «послания» пишутся от руки из соображений этики. Это относится к соболезнованиям и поздравлениям.

Структура

Письма такого рода оформляются на фирменном бланке компании. Бланк печатают с определенным логотипом, поскольку это «визитная карточка» фирмы.

Структура делового письма должна четко прослеживаться, поскольку это – официальный документ.

Такой подход удобен, он экономит время на решение поставленных задач, ведь если понятна суть сообщения, то и ответ будет быстрым и адекватным.

Реквизиты

Структура делового письма должна содержать реквизиты отправителя, в которых отражена информация об авторе. Обычно на фирменном бланке уже пропечатаны реквизиты организации. В них указаны:

• герб РФ по центру бланка, если это госучреждение;
• полное название компании;
• дата написания;
• номер факса и телефона;
• электронная почта;
• сайт;
• номер банковского счета;
• адресат компании в именительном падеже;
• должность и фамилия получателя – в дательном падеже.

Ученая степень и звание указывается перед фамилией человека. Каждый из перечисленных реквизитов пишут с новой строки и заглавной буквы. По такому же принципу размещают данные получателя.

Оформление

Оформление делового письма проводится по следующим правилам:

1. Под реквизитами по центру располагается заголовок.
2. Под заголовком делается отступ в несколько «пробелов» и идет обращение, в котором учитывается целый ряд нюансов: позиция адресата, особенности отношений, официальный тон, правила этикета.
3. Далее размещается текст. Располагать его следует по центру, немного сместив вправо (левое поле бланка – примерно – 3 см), чтобы впоследствии было удобно подшить письмо в папку с документами.
4. Используется стандартный шрифт Times New Roman 12 размера, так как его легко читать. Общепринятый интервал между строчками 1,5-2.
5. Если текст написан на нескольких страницах, то его нумерация начинается со второй. Номер ставится сверху и посередине листа арабскими цифрами. Точка рядом с номером не ставится.
6. Текст разделяют на абзацы. Так он легче воспринимается и легко читается. Благодаря абзацам видно, где заканчивается одна мысль и начинается новая.

На заметку: важно написать текст грамотно, без опечаток и подчисток. Ошибки и нарушение стандартного стиля письма недопустимы. Правильно написанное письмо – один из штрихов, которые демонстрируют солидность организации и профессионализм его сотрудников.

Последовательность изложения

Текст должен содержать основную информацию, которая размещается последовательно, исходя из шаблона. Он состоит из вводной, основной и заключительной части, которые связаны между собой логическим изложением. Это общее правило, которое используется в делопроизводстве.

1. Заголовок. Его пишут кратко и емко, чтобы отразить тематику и степень важности. Заголовок, написанный в лаконичном стиле и отражающий суть письма – залог того, что оно не затеряется среди других и быстро будет прочитан адресатом.
2. Обращение. Размещается по центру письма. Вписывается должность и ФИО партнера и приветствие.
3. Преамбула. Отражает, что послужило мотивом для написания письма. Указывает ссылки на информацию, которая послужила причиной создания данного сообщения.
4. Основная часть, где грамотно, четко и ясно прописана основная информация. Как пример, это может быть запрос, обращение, требование.
5. Заключение и подпись. В заключении кратко подводятся итоги вышесказанного. До подписи важно вежливое обращение: «С уважением», «Искренне Ваш», «Выражаю надежду на дальнейшее сотрудничество» и т.д.

Часто к деловому письму прикладывают необходимую документацию в форме приложения. Список приложений отражен в деловом письме. Разрешено написание постскриптума.

К сведению: когда в сообщении речь идет о крупной сделке или финансовой операции, то письмо доставляется курьером и передается из рук в руки партнера.

Правила написания. Стилистика

В письме используется официально-деловой стиль речи. Применяются речевые обороты, характерные для официально-деловых отношений, которые имеют жесткий, регламентированный характер. Грамотный текст и лаконичное изложение произведут на руководство предприятия благоприятное впечатление.

Используется нейтральный, сдержанный тон написания без использования выражений, которые можно трактовать двояко. Из текста исключаются эмоции и экспрессивные языковые фразы. Точность и ясность текста поможет быстро сориентироваться и создать максимально удобные условия для выполнения работы. А четкость и продуманность формулировок избавит от необходимости искать между строк дополнительный ответ.

Допустимо и поощряется использование словесных формулировок, понятий, которые приняты в данной сфере деятельности. Словосочетания употребляются в родительном и творительном падежах. Используются короткие, понятные предложения. Текст напоминает конспект, где каждое слово наделено конкретным смыслом. Как и в конспекте допускаются общепринятые сокращения, шаблонные языковые формы.

Особенности изложения информации

Информация текста должна соответствовать следующим характеристикам:

• носить официальный, безличностный характер;
• быть адресной, написанной для конкретного лица;
• сохранять актуальность на момент написания;
• иметь достоверный, беспристрастный подход;
• отличаться аргументированностью, побуждая к конкретным действиям;
• быть полной, чтобы прочитавший смог принять адекватное решение.

На заметку: в деловом письме используются сухие факты, подкрепленные приложенными к тексту документами. Недопустимы уменьшительно-ласкательные слова и словосочетания. Используется минимальное количество речевых оборотов. Текст должен легко читаться и быть понятен клиенту.

Ниже я разместил деловое письмо, пример которого наглядно иллюстрирует ранее упомянутые свойства.

Кто составляет деловое письмо

Заказчиком официального сообщения выступает руководитель, а написать его может любой сотрудник компании, который разбирается в делопроизводстве. Чаще всего – это сотрудник отдела, по тематике которого пишется документ. Единственное уполномоченное лицо, которое подписывает бумагу, – это руководитель или директор фирмы.

Содержание текста продумывается заранее, чтобы получить желаемый результат. Сотрудник компании должен иметь представление, какая информация известна адресату и что нового необходимо сообщить по возникшей проблеме или текущим делам. Сотрудник или секретарь должны не просто владеть знаниями по вопросу, но и понимать, как лучше их преподнести, какие выдвинуть аргументы.

Процесс подготовки делового письма условно делят на несколько этапов:

• изучение вопроса или проблемы;
• написание канвы или конспекта (черновой вариант);
• написание проекта сообщения (чистовой вариант);
• подача на согласование и подписание руководителю;
• отметка в журнале регистрации;
• отправка адресату.

Прием письма осуществляется в том случае, если предоставлен печатный вариант в 2-х экземплярах. Второй экземпляр остается у отправителя. На нем ставится штамп организации, получившей корреспонденцию и дата ее приема, которая регистрируется в журнале. В рукописном виде пишутся неофициальные документы. Рукописный текст также возможен, если человек обладает каллиграфическим почерком, который легко читается.

Печать организации обязательно ставить на письмах, которые затрагивают финансовые вопросы, если это рекламации, оферты и гарантийные письма. На остальных печать не обязательна (с 2016 года), достаточно подписи руководителя. Но большинство организаций предпочитают ставить печать.

Сколько времени требуется на ответ

Ответ на деловое письмо дается в такие сроки:

• 48 часов, если оно важное;
• когда корреспонденция не требует быстрой реакции, то отсрочка ответа составляет 2 недели – месяц;
• если это соболезнование, то оно должно прийти в 10-дневный срок после печального события;
• поздравление отправляется в течение 8 дней после торжественной даты.

Общие правила хорошего тона трактуют, что ответ должен быть отправлен в течение 7 дней. Это стандарт, который подходит под все случаи, кроме экстренных. В ответе указывается ссылка на получение письма и дата отправки ответа. Текст должен отвечать всем требованиям официальной переписки.

Часто встречающиеся ошибки

Недостаточно написать просто грамотный текст. Нужно учесть все нюансы и отразить основную проблему, ради которой написано деловое письмо. Композиция из нагромождения слов и словосочетаний портит всю «картину» и не дает понять общий смысл.

При написании официального текста пользуются общепринятым шаблоном, но все равно допускают ошибки.

Наиболее распространенные из них:

1. Принято приветствие «Доброго времени суток», которое не всегда уместно и часто вызывает раздражение. Если письмо без конкретного адресата, то лучше написать «Добрый день».
2. Несоблюдение правил русского языка, что сразу бросается в глаза грамотному руководителю и снижает имидж написавшей стороны.
3. Путаница с «Вы» и «вы». Когда обращаешься к заказчику или любому конкретному человеку, то пишется «Вы» с большой буквы. Если речь идет о нескольких людях, то «вы» идет с маленькой буквы.
4. После подписи нельзя ставить точку.
5. Встречаются ошибки в именах, названиях, реквизитах, что мешает вовремя решить организационные вопросы.
6. Если текст большой, то основная тема указывается в верхнем левом углу, чтобы проще было найти письмо по конкретному вопросу в случае необходимости.
7. Сложно воспринимаются большие словесные конструкции, которых желательно избегать. Обилие терминологии также осложняет чтение документа.

В продолжение этой темы можно назвать неуместное употребление сленга, требовательный тон обращения, попытку решить личные вопросы. Иногда в текст вводят рекламные слоганы, если речь идет о продажах. Иногда размещают смайлики. Все это пример ошибок, которых следует избегать.

Важно, чтобы донесенная до адресата информация была достоверной и никак не оценивалась, не несла эмоциональной окраски. Сотрудник компании должен донести информацию, но не комментировать ее. Зачеркивания, замазывания, непонятные сокращения недопустимы. Речь идет об официальном документе, который в ряде ситуаций может иметь юридические последствия. Разговор между официальными лицами обязательно подкрепляется соответствующим документом, ведь обычная беседа не имеет юридической силы.

Заключение

Важным атрибутом официальных взаимоотношений было и остается деловое письмо. Любой деловой человек должен овладеть навыком составления этого документа.

Главное – это умение четко и кратко излагать свои мысли, при этом помнить о вежливости и этикете.

Комментарии (0)