Гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса: как написать и отправить (инструкция)

Конец 90-х годов был особенно запоминающимся для организаций. Дело в том, что правительство выдвинуло ряд требований, без которых регистрация ООО была невозможной. Одно из них — это гарантийное письмо от собственника помещения.

Эта статья расскажет: что такое гарантийное письмо и как его создавать, приведет образец, а также поможет передать его в налоговую службу.

Что это за документ

Гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса — это документ, подтверждающий готовность владельца помещения передать его на условиях аренды, когда юридическое лицо успешно пройдет процедуру регистрации ООО.

Также он соглашается, что местонахождение помещения можно использовать в качестве официального юридического адреса компании.

Даже если в нем прописаны условия, на которых будет осуществлять будущая аренда, бумагу нельзя использовать в качестве предварительного договора.

Письмо составляется лично собственником жилого или нежилого помещения. Он вправе разорвать все договоренности в одностороннем порядке, поскольку они не облагают арендодателя никакими обязательствами

Такое письмо не является обязательным документом для создания новой организации, их перечень указан в законе 218-ФЗ — «О государственной регистрации». Однако бумага необходима налоговой службе, чтобы та могла подтвердить юридический адрес предприятия.

Кому и когда он нужен

Чаще всего потребность в гарантийном письме собственника о предоставлении юридического адреса возникает тогда, когда новая организация хочет арендовать нежилое помещение, а после указать его в качестве юридического. Но это возможно только после создания общества с ограниченной ответственностью, поэтому от арендодателя нужны некоторые гарантии.

Также документ может быть необходим не только при открытии организации, но и при смене действующего адреса на другой. Получение нового без гарантийной бумаги не всегда возможно.

Почему могут отказать в регистрации

Налоговая инспекция проверяет практически каждый адрес регистрации ООО.

В случае подозрительных действий от будущего директора могут потребовать дополнительные сведения, а иногда вовсе отказать.

Причины отказа:

• Адрес неоднократно использовался для других компаний. Это часто происходит в бизнес центрах, где количество компаний на квадратный метр превышает десятки. В этом случае понадобится указать детали, а также доказать, чем обусловлена такая плотность.
• Собственник не дал свое согласие во время созвона с соответствующими органами, может и вовсе не ответил на телефонный звонок.
• Здание, строение или место жительства не подходит для регистрации ООО. Часто встречаются ошибки в написании, в итоге отказ получает исходя из того, что на указанном месте нет подходящих помещений.

Как его составить

Единого шаблона по оформлению гарантий не существует. Составлять можно в свободной форме, главное учесть в содержании все необходимые данные.

Если гарантийное письмо арендодателя о предоставлении юридического адреса составляет арендодатель, который является юридическим лицом, то следует использовать фирменный бланк компании.

Стоит учесть, что в 2022 году нужно конкретизировать адрес жилого помещения вплоть до этажа, офиса и в некоторых случаях комнаты. Если не указать достаточно данных, налоговая может отказать в регистрации.

Начинать стоит с заполнения личных данных собственника, его реквизитов и контактных данных. Если налоговая служба усомнится в подлинности предоставленной информации, работники ИФНС могут связаться с собственником по ранее указанными контактам.

Далее следует указать адресата и название ИФНС, в которой регистрируется компания, также следует указать ее номер.

В завершение нужно назвать документ: «Гарантийное письмо».

Текст документа не имеет строгих правил по заполнению.

В нем должны быть следующие данные:

• адрес и площадь помещения;
• намерение собственника передать права юридическому лицу на условиях аренды, среди которых присутствует размер оплаты;
• подтверждение прав владения на указанное помещение;
• информация о том, что недвижимость не арестована или не находится под залогом;

Документ должен содержать копию свидетельства, подтверждающего права собственника на владение объектом недвижимости.

Однако помещение может сдаваться в субаренду, в этом случае понадобится договор субарендатора и может потребоваться согласие собственника. Желательно поставить печать арендодателя, но можно обойтись и без нее.

Образец

Как уже говорилось, если владелец помещения является юридическим лицом, то необходимо составлять письмо на фирменном бланке. Там указать реквизиты, название организации, ОГРН, ИНН, адреса и контактные данные. А писать лучше в строгом деловом стиле.

Для физических лиц все проще. Практически нет никаких ограничений, а составлять документ можно в свободно.

Рассмотрим на примере образца гарантийного письма о предоставлении юридического адреса от физического лица.

«Я, Иванов Николай Павлович (далее «Арендодатель») обязуюсь предоставить офисное помещение на условиях аренды, площадь которого составляет 52 кв.м. в качестве местонахождения Генерального директора Петрова Алексея Владимировича регистрируемого Общества с ограниченной ответственностью «Магазинчик» (далее ООО «Магазинчик»). Офисное помещение расположено по следующему адресу: 191025, Санкт-Петербург, ул. Невский проспект, д. 34, офис 114.

Арендодатель гарантирует заключить договор на ранее описанных условиях после регистрации ООО «Магазинчик» в соответствующих органах.

Право на собственность подтверждается на свидетельстве из Росреестра ЕГРН (серия ___ № __________), которое находится на странице № 1.

Иванов Н. П.

Номер для связи: +7 999 123 45 67»

Как правильно доставить/вручить адресату

После получения индивидуальным предпринимателем гарантийного письма от арендодателя в соответствии с его запросами, бумагу необходимо отправить налоговую службу, чтобы зарегистрировать или изменить место, в котором можно найти представителей фирмы.

Для этого существует несколько способов.

• Отправление с использованием электронного сервиса, который находится на официальном сайте налоговой службы — «Подача электронных документов на государственную регистрацию». Стоит учесть, что этот способ требует усиленной цифровой подписи заявителя.
• Самостоятельное обращение в ИФНС. Каждый участник, связанный с юридическим лицом, обязан обратиться в налоговую службу с необходимыми документами.
• Экспресс доставки. Таким способом и оперативно отправлять любые бумаги любой ценности.
• Отправление с указанием ценности по почте. В этом случае необходимо описать вложение.
• Через представителя с нотариальной доверенностью.

Стоит уведомить арендодателя, что с ним могут выйти на связь сотрудники налоговой службы по ранее указанному в письме номеру, чтобы подтвердить подлинность заявленных данных.

Заключение

Бумага с гарантиями от собственника помещения — это часть, без которой невозможно зарегистрировать компанию. Конечно, бывают и исключения, но на практике они встречаются крайне редко.

Лучше арендовать помещение у проверенного человека, чтобы не возникло проблем с отказом от гарантий.

Комментарии (0)