Гарантийное письмо о выполнении обязательств по договору: как написать и отправить

Гарантийное письмо о выполнении обязательств по договору — довольно популярный документ при взаимодействии двух сторон. Зачем он нужен, когда и кем должен составляться и каким образом отправляться — ты найдешь ответы на все свои вопросы.

Что это за документ

Начнем с того, что при взаимодействии двух юридических лиц между ними заключается договор. В случае, если выполняются работы, то это договор подряда. Иногда возникает необходимость составления гарантийного письма о выполнении обязательств по договору.

Этот документ подтверждает, что все обязательства, указанные в договоре, будут исполнены. То есть говоря простым языком, гарантийное письмо — это документально оформленное обязательство компании по выполнению конкретных условий договора в установленные сроки.

Правильно составленное письмо обладает юридической силой.

Кому и когда он нужен

Гарантийное письмо о выполнении обязательств по договору, как понятно из названия, требуется, когда одна организация должна гарантировать другой, что условия договора будут выполнены.

Чаще всего составляется в трех случаях:

До подписания договора

Здесь документ служит гарантом, что стороны исполнят то, о чем написано в контракте. Он также показывает серьезность намерений компании.

Вместо заключения договора подряда

В этом случае гарантийное письмо заменяет собой договор, выполняя его роль.

Во время исполнения договора подряда

Это, пожалуй, один из самых распространенных вариантов, когда пишется гарантийное письмо.

К примеру, подрядчик не смог вовремя выполнить работы (по любым причинам). Тогда он не просто на словах говорит «я все сделаю», а подтверждает это на бумаге.

Как его составить: пошаговая инструкция

Наверняка, теперь у тебя возник вопрос — как написать гарантийное письмо о выполнении обязательств по договору.

Начнем с того, что это официальный документ, а, значит, должен быть составлен в официально-деловом стиле.

Унифицированной формы нет. Однако важно правильно оформить его. Заявление нужно писать на листе формата А4, в идеале на фирменном бланке компании, где уже есть все реквизиты.

В крупных компаниях часто разработаны шаблоны — тогда за основу нужно брать именно его. Если утверждённой болванки у тебя нет, то следуй следующим правилам.

Шапка документа

В верхней части письма должны быть указаны данные отправителя. Если ты используешь фирменный бланк организации, то они, как правило, уже есть.

Далее тебе нужно указать получателя такого письма. В идеале это должна быть не просто организация, а уполномоченное лицо, на имя которого направляется документ — чаще всего это генеральный директор.

Чуть ниже должен быть номер исходящего, а также дата (указывается, согласно внутреннему документообороту). Эти данные могут потребоваться, если нужно будет быстро найти документ.

По центру напиши название документа. В данном случае «гарантийное письмо о выполнении обязательство по договору».

Основная часть

После оформления шапки приступай к основной части — именно здесь нужно писать, кто, что кому и в какие сроки гарантирует.

Если речь идет об обязательствах по договору, который был подписан ранее, важно прописать его номер. Можно указать, чья вина, что обязательства не были выполнены вовремя.

Ниже надо указать должность и ФИО генерального директора и главного бухгалтера. Рядом — подпись.

Документ заверяется печатью организации. Можно поставить дату, но это необязательное условие, так как дата указывается рядом с номером исходящего.  

Образец

Заполняется на фирменном бланке компании

Генеральному директору ООО «____________»

________________________________________

Адрес ___________________________________

Исх. № ____ от «____» _____________ 2022 года

Гарантийное письмо о выполнении обязательств по договору.

Настоящим письмом сообщаем вам, что ООО _____________ гарантирует завершить работы по ремонту помещения № _____, расположенного по адресу _________________________ , в срок не позднее «____» ____________ года.

Генеральный директор          _____________ инициалы           ______________  подпись

Главный бухгалтер                           _____________ инициалы           ______________  подпись

Что добавить в зависимости от вида

В зависимости от того, по какой причине составляется гарантийное письмо, могут отличаться обязательные элементы содержания. Разберем более подробно.

О задолженности

Гарантийное письмо об оплате задолженности является официальным признанием долга. Составлять его нужно, когда одна компания вовремя не оплатила счет, выставленный другой компанией.

В таком документе важно прописать (цифрами и прописью) какая сумма в какой срок будет оплачена. Фраза «оплату гарантирую» обязательна. В идеале указать «с начислением пени согласен».

Можно указать причину задержки платежа, например, не поступило финансирование.

В налоговую

В налоговую гарантийное письмо может потребоваться при регистрации юридического лица. ФНС может запросить этот документ, чтобы подтвердить юридический адрес организации, если она арендует помещение.

В этом случае нужно написать, что арендодатель готов предоставить помещение в качестве адреса местонахождения юридического лица. Также нужно указать площадь и адрес объекта.

Дополнительно придется приложить копию свидетельства государственной регистрации права собственности (об этом также нужно написать). Такое письмо подтверждает, что собственник помещения готов предоставить юридический адрес.

На выполнение работ

В этом гарантийном письме нужно прописать какие работы и в какое время будут выполнены. Такой документ может заменить собой договор или выступать доп соглашением на оказание услуг.

В этом случае подрядчик должен подробно расписать, что он будет делать и в какие сроки.

О поставке товара

Это письмо-оферта должно писаться, когда поставщик предлагает потенциальному партнеру поставлять ему товар. Этот документ нужен для предложения взаимовыгодного сотрудничества, на основании которого будет в дальнейшем заключен договор.

Тут нужно четко прописать, что и на каких условиях одна сторона предлагает другой, и какая будет для всех выгода.

Об оплате аренды

Это гарантийное письмо может пригодиться, когда арендатор не может вовремя внести регулярный платеж по аренде. В этом случае нужно согласовать с арендодателем варианты рассрочки платежа и все это прописать в гарантийном письме.

Обязательно указать крайний срок платежа, а также за какой период именно он будет произведен. Например, «гарантируем внести оплату за февраль 2022 года двумя платежами: 7000 руб. не позднее 20.04.2022, 3000 руб. не позднее 30.04.2022».

Как правильно доставить/вручить адресату

Итак, письмо написано — что дальше? А дальше нужно доставить его адресату.

Важно: у получателя обязательно должны быть оригиналы с синей печатью организации и подписью уполномоченных лиц. Если тебе нужно доставить документ побыстрее, используй комбинированный способ — отправь электронную копию и оригиналы.

Почта России

Все документы нужно отправлять заказным письмом с уведомлением о получении

Курьер или лично

Обязательно попроси подтверждение, что письмо получено — представитель от компании-адресата должен расписаться в получении.

Электронная почта

Самый быстрый вариант, но в этом случае оригиналов документа у получателя не будет. Можно сочетать в любым из вышеописанных способов.

Факс

Факсовые аппараты остались не на многих предприятиях. Однако кто-то может попросить прислать письмо именно таким образом.

Заключение

В бизнесе, как и в жизни, может случиться всякое, и тут на помощь может прийти гарантийное письмо о выполнении обязательств по договору. Это важный юридически значимый документ, который нужно уметь правильно оформить.

Комментарии (0)