Алекс Цельный

Гарантийное письмо об оплате задолженности: образец

Гарантийное письмо об оплате задолженности — официальный документ, обладающий юридической силой. Он гарантирует, что одна сторона (покупатель) внесет оплату в указанные сроки, а другая (продавец) — ее получит.

Однако важно правильно его составить, и сегодня ты узнаешь, как это сделать.

Что это за документ

Гарантийное письмо — важный деловой документ, который гарантирует, что задолженность будет оплачена после выполнения части условий сделки одной из сторон.

Приведем простой пример: компания пользовалась мобильной связью (Ростелеком, Билайн и т.д.), но по определенным причинам она не может внести оплату за выставленный счет в нужные сроки. И чтобы связь не отключили, она должна написать гарантийное письмо своему мобильному оператору, что внесет оплату и далее указать в какие сроки.

Это лишь пример.

Гарантийное письмо может быть направлено контрагенту, в службу налогов, поставщику, арендодателю и не только. Одним словом, гарантийное письмо может пригодиться везде, где есть сотрудничество, и одна из сторон оплачивает товары или услуги другой.

В ответ компания-поставщик может выдвинуть свои требования (например, когда срок оплаты не устраивает) или согласиться с условиями компании-должника. Если поставщик ждать не намерен, он может подавать в суд.

Кому и когда оно нужно

Рассмотрим, в каких случаях составляется гарантийное письмо об оплате задолженности (образцы с графиком платежей и без него будут представлены далее).

Нет возможности погасить обязательства в срок

Когда компания заранее понимает, что не сможет в срок погасить свои денежные обязательства. Например, когда возникли финансовые трудности или не были вовремя получены деньги из бюджета (нередко случается с некоммерческими организациями, финансируемыми государством). Такое письмо не меняет начальный договор и лишь является гарантией оплаты и способом удержать кредитора от обращения в суд.

В тексте указывается, когда именно будет произведена оплата за оказанные услуги или полученные товары. Может быть составлен график платежей с указанием точных дат и сумм.

Финансовые обязательства уже нарушены

Второй распространенный случай, когда нужно писать гарантийное письмо — когда должник уже просрочил платеж. Это как в примере про мобильную связь, который приведен выше. Для заказчика такое письмо может быть одним и способов ответа на претензию и отмене разбирательств. Нужно понимать, что кредитор может отказаться от новых условий и выдвинуть свои.

Важно: в судебной практике гарантийное письмо является официальным признанием долга, что является основой для прерывания срока исковой давности. Составлением занимается бухгалтер или иной уполномоченный сотрудник.

Как его составить: пошаговая инструкция

Унифицированного шаблона такого документа нет. Однако это не означает, что можно писать все что угодно. Если в компании есть утвержденный образец, писать заявление нужно по нему. Если нет, то просто следуй общепринятым правилам и нормам.

как составить гарантийное письмо

Так как гарантийное письмо — это деловой документ, то и составлять его нужно в официально-деловом стиле. Конечно, можно написать от руки, однако лучше сделать это на фирменном бланке организации в microsoft word. Оформленное таким образом обязательство выглядит как минимум солиднее.

  1. Вверху части письма обязательно укажи номер исходящего обращения — это нужно для регистрации письма и быстрого поиска документа в случае разногласий.
  2. В левой части листа, как правило, указывается наименование организации отправителя и ее реквизиты. Если фирменный бланк компании предполагает расположение этих данных по центру, это тоже возможно.
  3. В правой части укажи компанию-получателя. В идеале написать конкретное лицо, которому адресовано обращение. Если ты не знаешь, кто отвечает за такие вопросы в организации, можно писать на имя директора или просто на имя компании.
  4. Ниже по центру напиши название письма «гарантийное письмо об оплате задолженности» или просто «гарантийное письмо».
  5. Далее идет основной текст. Здесь нужно указать, что и когда организация оплатит. Пропиши точную сумму не только цифрами, но и прописью. В идеале написать о причинах задержки. Фраза «оплату гарантируем» обязательна. Хорошо, если напишешь «с начислением пени согласны».
  6. Если к письму прилагаются дополнительные документы, например, новый график оплаты, укажи это. Важно написать, на скольких страницах эти дополнительные бумаги.
  7. Ниже нужно указать ФИО генерального директора и (в идеале) бухгалтера и их подписи.
  8. Документ нужно заверить печатью организации.   

Образцы написания гарантийного письма об оплате задолженности ты увидишь ниже. Если ты ищешь гарантийное письмо об оплате задолженности по аренде, образец также будет показан.    

Образцы

Для удобства приведем три самых распространенных типа гарантийного письма абсолютно бесплатно на все случаи жизни, в том числе и для отправки письма в ИФНС. Все другие формы можешь написать, опираясь на эти образцы. По сути они идентичны: печатаются в ворде — нужно только вставить данные своей компании.

Эти документы были крайне популярны в 2020 году, когда в Россию пришел коронавирус.

Об оплате долга коммерческой организации

Заполняется на фирменном бланке компании

Генеральному директору ООО «____________»

________________________________________

Адрес ___________________________________

Исх. № ____ от «____» _____________ 2022 года

гарантийное письмо.

ООО «_________________» в лице генерального директора _________ гарантирует оплату по договору № ______ за оказанные услуги в размере ______ руб. ______  копеек (____________________ сумма прописью) в срок до «____» _____________ 2022 года. Задержка связана со сменой банка нашей компанией. Оплату задолженности и пени гарантируем.

Генеральный директор         _____________ инициалы           ______________  подпись

Главный бухгалтер                          _____________ инициалы           ______________  подпись

Место для печати

Если предполагается новый график платежей или оплата счета в несколько этапов, то нужно дописать фразу «График платежей в приложении № 1 на _____ листах».

Об оплате счёта за коммунальные услуги

Заполняется на фирменном бланке компании

Генеральному директору ООО «____________»

________________________________________

Адрес ___________________________________

Исх. № ____ от «____» _____________ 2022 года

гарантийное письмо об оплате задолженности за коммунальные платежи.

ООО «_________________» в лице генерального директора _________ гарантирует оплату коммунальных услуг, в том числе за электроэнергию, за _____________ (период) в размере ______ руб. ______  копеек (____________________ сумма прописью) в срок до «____» _____________ 2022 года. Задержка связана с финансовыми трудностями из-за ограничений поставок. Оплату задолженности и пени гарантируем.

Генеральный директор         _____________ инициалы           ______________  подпись

Главный бухгалтер                          _____________ инициалы           ______________  подпись

Об оплате задолженности по аренде

Заполняется на фирменном бланке компании

Генеральному директору ООО «____________»

________________________________________

Адрес ___________________________________

Исх. № ____ от «____» _____________ 2022 года

гарантийное письмо об оплате задолженности за аренду.

ООО «_________________» в лице генерального директора _________ в связи с тяжелым финансовым положением просит отсрочить внесение очередного платежа за ____________ (месяц) по договору аренды помещения № ________, находящемуся по адресу ____________ в полном объеме до «____» _____________ 2022 года.

Генеральный директор         _____________ инициалы           ______________  подпись

Главный бухгалтер                          _____________ инициалы           ______________  подпись

Как правильно доставить/вручить адресату

Итак, гарантийное письмо написано. Что дальше? А дальше его нужно вручить адресату.

как доставить гарантийное письмо

Есть несколько способов.

Заказное письмо с уведомлением о вручении

Наиболее предпочтительный вариант, так как компании, перед которой есть долг, будут на руках официальные документы с подписью и печатью. Отправлять нужно по физическому (не юридическому) адресу.

Электронная почта

Очень распространенный вариант. Стоит им воспользоваться, чтобы письмо поступило как можно скорее. Можно использовать вместе с почтой России, то есть сначала отправить по электронке, а затем оригиналы уже почтой.

Факс

Некоторые компании до сих пор им пользуется. Но способ этот уже не популярный.

Передать лично или курьером

В этом случае важно, чтобы адресат расписался, что получил письмо. Это будет подтверждением, что ты направил гарантийный документ в случае возникновения споров.

Заключение

Гарантийное письмо — деловой документ с гарантией выплаты, у которого нет установленной формы, но каждый бизнесмен должен знать, как его писать. Это пригодится обеим сторонам договора.

Комментарии (0)

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *