Как написать благодарственное письмо: пошаговый гайд

Благодарственное письмо – самый лучший способ выразить кому-то свои чувства и пожелания. Его адресантами являются учителя, коллеги по работе, воспитатели в детском саду. Однако зачастую подобные документы очень похожи друг на друга и не вызывают у человека никаких эмоций, кроме смущения.

Какие же моменты должны быть учтены при составлении текста благодарственного письма, чтобы оно получило отклик от человека, которому отправлено?

Ниже мы с тобой пошагово разберем, как его правильно написать, а также рассмотрим примеры бланков и удачно написанных писем.

В каких случаях его используют

Начнем наш разговор со случаев, в которых обычно используются подобного рода документы.

Итак, благодарственные письма пишутся:

• когда необходимо поздравить директора, члена коллектива в компании со значимой датой: юбилеем, выходом на пенсию;
• по случаю наступления какого-либо общероссийского праздника: Нового года, Дня Независимости, Дня России и т.д;
• когда нужно выразить благодарность за сотрудничество, за выполнение рабочего плана на предприятии.

Как составить благодарственное письмо

Подобного рода документ составляется в свободном стиле. Но так как он относится к деловым бумагам, в написании его должны быть соблюдены некоторые формальности.

Чтобы составить хорошее благодарственное письмо (учителю, начальнику и т.д.), достаточно придерживаться приведенного ниже плана.

1. Написать шапку

Шапка письма располагается в самом верху, с правой стороны. В ней прописываются данные человека, которому адресованы благодарственные слова: фамилия, имя, отчество, занимаемая должность, статус.

Однако некоторые письма пишутся без шапки. Например, не обязательно указывать должность и имя депутата, которому благодарные избиратели решили отправить послание.

Пример:

«Директору ОАО «Химнефсталь»
Лаврентьеву О.Г.
От коллектива сотрудников».

2. Составить обращение

Главной частью любого благодарственного письма всегда является обращение. Оно занимает центральную часть послания. В этом блоке должны прозвучать правильные слова благодарности. Начинать любое обращение следует с общих известных фраз: «выражаем благодарность», «выражаем признательность», «хотим поблагодарить вас за…» и т.д.

Слова благодарности не должны звучать расплывчато и двусмысленно. В письме должна быть указана конкретная причина, заслуга, за которую выражает признательность начальник или коллектив.

Не «спасибо за все то замечательное время, что вы провели рядом с нами», а «спасибо вам за поддержку, за то, что помогли составить план благоустройства детской площадки».

Также нужно избегать прилагательных «глубокоуважаемые» или «милейшие» по отношению к партнерам по работе. Они звучат слишком неискренне и напыщенно. Лучше вместо них использовать привычные «уважаемый/уважаемая» или «дорогой/дорогая».

Пример:

«Дорогая Нина Ивановна! Коллектив МАОУ СОШ № 34 спешит Вам выразить свою благодарность за активное участие в нашей творческой жизни, за то, что вносите в наши повседневные будни радость. Спасибо, что помогли организовать и провести Осенний конкурс».

3. Завершить письмо

Любой текст, как известно, нуждается в логической концовке. Благодарственное письмо тоже не является исключением. Закончить его можно пожеланием успехов в дальнейшей работе. Также в нем можно выразить надежду на продолжение сотрудничества.

С помощью этой части ваше письмо становится целостным документом, не обрывающимся на полуфразе.

Пример готовой концовки:

«Желаем Вам дальнейших успехов на этой нелегкой работе. С нетерпением будем ждать момента, когда можно будет снова с Вами посотрудничать».

«Желаем Вам от всей души продолжить работу над проектом. Также надеемся на наше дальнейшее сотрудничество».

Подпись

В самом конце следует указать имя адресанта письма с подписью. Причем у благодарственного письма может быть как один, так и сразу несколько авторов. В роли последних может выступать коллектив сотрудников, ученики, выпускники, участники проекта или родители.

Нужно ли писать местоимение «вы» с заглавной буквы в благодарственном письме

Это один из самых распространенных вопросов среди авторов, решивших написать подобное послание. В этом случае нет какого-либо четко установленного правила. Так что адресант сам вправе решать, с какой буквы, строчной или прописной, ему писать «вы».

В большинстве случаев местоимение «Вы» пишется, когда речь идет об одном человеке. Также оно применяется в титульной лексике – «Ваше высокопревосходительство», «Ваше Высочество».

Если же ты обращаешься к коллективу сотрудников, то «вы» нужно писать с маленькой буквы, иначе это будет считаться непростительной ошибкой.

В формате деловой переписке, которая существует сегодня, обращение к собеседнику на «вы» уже считается правилом хорошего тона. Поэтому без разницы с какой буквы оно записывается на бумаге.

А вот в электронных посланиях, набранных на компьютере, местоимение «вы», напротив, относят к дурному тону и считают его излишне пафосным.

Прежде чем написать это местоимение в письме, нужно посмотреть на личность адресата. Награжденный грамотой участник и ветеран Великой Отечественной войны по достоинству оценит твое обращение, а вот более молодой сотрудник одного из отделов IT-компании посчитает его неуместным и даже глупым.

Основные принципы благодарственных писем

Как и у любых документов, относящихся к деловой переписке, у благодарственных писем есть определенные цели и задачи. Во-первых, его создают, чтобы выразить признательность определенному человеку либо группе людей – благотворителю, администрации, активному члену коллектива. Во-вторых, еще главная задача подобного послания – поднять настроение коллеге по работе, наградить его или ее положительными эмоциями.

Чтобы не уходить далеко от них, необходимо соблюдать некоторые принципы, о которых пойдет речь ниже.

Своевременность

Любое письмо, а особенно благодарственное должно быть написано и отправлено вовремя. Иначе оно не произведет должного впечатления на адресата. Представь на минутку учителя, выпустившего класс и получившего от своих учеников благодарственное послание через год. Какие чувства вызовет в нем этот документ? Думаю, ответ лежит на поверхности.

Исключение составляют лишь благодарственные послания сотрудникам организации и заказчикам, которые раздаются на официальном корпоративном собрании в канун Нового года.

Дизайн, наиболее подходящий под тему письма

Дизайн письма, как это ни странно звучит, играет не менее важную роль, чем само его содержание.

Если ты собираешься поблагодарить своего друга за оказанную услугу или помощь в каком-либо деле, выбирай открытку, выполненную в ярких непринужденных тонах.

Шаблоны под благодарственные письма, адресованные коллегам по работе, напротив выполнены в более строгом сдержанном цвете.

Благодарственное письмо можно отправить по почте или вручить на официальном мероприятии.

Простой лаконичный язык

Как ты уже мог понять, благодарственное письмо не терпит слишком вычурных фраз и клише. Человеку, которому оно предназначено, гораздо приятнее услышать в свой адрес теплые слова, написанные от сердца, а не шаблонные длинные фразы.

Перед тем, как передать послание адресату, вычитай его на предмет ошибок. Иначе твой коллега по работе может подумать о твоем небрежном к нему отношении.

Веселый настрой

Если ты благодаришь человека за активное участие в каком-либо проекте, ни в коем случае не вспоминай про неприятности, которые вам вместе с ним пришлось преодолевать.

Также не стоит в конце письма приводить перечень из дел, которые могли бы быть выполнены лучше. Человек может счесть подобную благодарность за оскорбление.

Каждое предложение твоего послания должно быть наполнено радостью и доброжелательностью по отношению к адресату.

Конкретные факты

Как уже говорилось выше, благодарственные письма не терпят расплывчатых формулировок. В каждом из его слов должен быть заложен определенный смысл.

Если тебе понравился какой-то шаблон письма, не нужно переписывать его под копирку. Используй просто общую форму.

Чтобы письмо получилось более живым и эмоциональным, можно вспомнить в нем одну из смешных историй, участниками которой были вы с адресатом. Например, если ты пишешь благодарственное письмо ученику и его родителям, припомни какой-либо интересный случай из школьной жизни, демонстрирующий положительные качества школьника.

Примеры хороших благодарственных писем

Все благодарственные письма можно разделить на деловые и личные. Рассмотрим каждую из групп в отдельности.

Деловые благодарственные письма

В эту категорию входят послания, адресованные руководству компании, сотрудникам, клиентам, партнерам по бизнесу и т.д. Посмотрим с тобой на примерах, как их следует правильно оформлять.

Дизайн деловых благодарственных писем отличается строгостью и минимализмом.

Слова благодарности сотруднику и коллеге по работе

Некоторые начальники в качестве поощрения за хорошо выполненную работу награждают сотрудника благодарственным письмом. Однако если адресат письма действительно помог запустить очень сложный проект, ему следует, как минимум, выписать денежную премию.

Что же касается слов благодарности, то они выступают в этом случае в качестве приятного бонуса. Главное, как уже было не раз здесь отмечено, перечислить в своем послании конкретные заслуги сотрудника перед фирмой без лишнего пафоса.

Итак, за что же можно поблагодарить своего работника? За:

• профессиональные навыки: «за постоянное развитие и неугасаемый профессионализм»;
• очевидный и важный вклад в результат какой-либо кампании: «за результативную работу и целеустремленность», «за проявленную активность»;
• умение работать сплоченно в коллективе: «за помощь, оказанную коллегам и постоянную поддержку начинающих специалистов».

Пример:

«Компания НовИнТех выражает благодарность своему сотруднику Павлу Аресову за добросовестное отношение и качественно выполненную работу по разработке логотипа компании. Хочется отметить необычный креативный подход к делу, вдумчивость и умение прислушиваться к мнению коллег. Желаем дальнейших успехов и профессионального роста.

Президент компании А.А. Котов».

Слова благодарности клиентам

Как это ни странно, эта группа людей тоже нуждается в теплых словах со стороны фирмы. Цель подобных писем – показать индивидуальный подход к каждому покупателю. Благодаря благодарственному письму компания оставит приятное впечатление в глазах клиента. После такого шага со стороны фирмы он обязательно порекомендует ее своим друзьям и сам еще не раз прибегнет к услугам последней.

За что же конкретно можно выразить благодарность клиенту?

За:

• внимание, уделенное продукции фирмы;
• лояльность по отношению к бренду;
• участие в акции, которую устраивала компания.

Пример:

«Уважаемый В.А. Тихомиров!

Благодарим Вас за участие в глобальной распродаже зубной пасты от нашей компании.

В качестве приятного бонуса хотим подарить Вам подарочную карту покупок на OZON, которой вы можете воспользоваться в течение месяца.

Спасибо Вам за Ваше доверие по отношению к нашему бренду!

Ваши верные друзья из Beauty Smile».

Личные благодарственные письма

Кроме деловых, существуют еще и личные благодарственные письма, которые адресуют родственникам, друзьям и знакомым. Что касается оформления таких посланий, то здесь нет каких-либо четких требований. Слова благодарности могут быть написаны на листе ватмана или маленькой бумажке, могут быть приклеены на стену или посланы в конверте.

Рассмотрим с тобой, как же пишутся подобные письма.

Слова благодарности родственникам и друзьям

Если твой близкий друг оказал тебе помощь в каком-либо важном деле, постарайся выразить ему свою признательность.

Используй в оформлении письма зрительный посыл – личное фото или картинки с теми вещами и предметами, которые любит твой адресат.

Поблагодарить друга можно за:

• участие в организации похорон, свадьбы;
• вовремя оказанную материальную помощь.

Пример:

«Благодарность от семьи Ворошиловых

Дорогой наш Петенька! Ты просто чудо! Спасибо, что ты вовремя пришел на помощь в непростое для нашего семейства время, помог организовать похороны и взял часть расходов на себя».

Слова благодарности учителю, воспитателю, врачу

Этой группе людей люди тоже часто адресуют благодарственные послания. С их помощью человек, выбравший для себя такую непростую профессию, снова сможет поверить в доброту и справедливость. Ведь часто вместо слов благодарности врачей, воспитателей и учителей ежедневно заваливают жалобами.

Такое письмо можно вручить лично учителю или родителям в детском саду, а можно поместить на стене в классе, как это часто делают дети перед последним звонком. В любом случае оно принесет адресату много положительных эмоций.

Благодарственное письмо — образец:

«Уважаемый наш классный руководитель, Пояркова Людмила Анатольевна!

Благодарим Вас за внимательное отношение к детям и профессионализм.

Спасибо, что все эти годы были с нами.

Желаем Вам дальнейших успехов в работе, хороших учеников и не менее хороших и доброжелательных родителей.

Родители и ученики 11 «В» класса».

Заключение

Благодарственное письмо – один из самых лучших способов выразить человеку свою признательность. Написанное от всего сердца и приятно оформленное послание способно иногда поверить в себя и вернуть к жизни отчаявшегося человека. Поэтому никогда не пренебрегай словами благодарности и постарайся говорить и писать их почаще.

А если ты не знаешь, как правильно оформить письмо и что лучше в нем написать, тебе всегда на помощь придет наше благодарственное письмо, шаблон которого был дан в этой заметке.

Комментарии (0)