письмо о сотрудничестве между компаниями
Алекс Цельный

Как оформить письмо о сотрудничестве между компаниями: образец, способы отправки и полезные советы

Письмо о сотрудничестве между компаниями (образец ждёт тебя дальше) — важная часть любого бизнеса.

При этом нужно понимать, что это понятие шире, чем просто коммерческое предложение (когда одна фирма предлагает другой взаимовыгодное сотрудничество), а значит, и сложнее.

Давай же вместе во всём разберёмся. Читай дальше и найдёшь ответы на все свои вопросы.

Кроме того, в конце заметки тебя ждёт секретный подарок.

Содержание статьи:

Предложение о сотрудничестве: что это такое и зачем оно нужно

Общение разных организаций друг с другом чаще всего происходит при помощи деловой переписки, и письмо о сотрудничестве — один из ее вариантов.

Есть несколько разновидностей этого документа:

  • о предложении начать сотрудничать;
  • о подтверждении сотрудничества;
  • о возобновлении сотрудничества.

Основная цель такого документа — заинтересовать потенциального партнера, выстроить деловые отношения, побудить к заключению сделки.

Это значит, что информация, которая изложена в таком письме, должна быть цепляющей, важной и гарантировать выгоду для обеих сторон. В противном случае запрос поиска выгоды, увы, не увенчается успехом.

Виды писем

Существует три основных вида таких предложений.

Холодные

Запросы отправляют в компании, с которыми ранее не было никаких контактов. Возможна массовая рассылка. Основная цель заключается в том, чтобы партнер или потенциальный покупатель вступил в переписку.

Тёплые

В этом случае взаимодействуют с компаниями, которые изначально заинтересованы в сотрудничестве. Возможно, они спрашивали о вашей продукции или отправляли запрос на уточнение какой-либо информации. Цель таких отправлений — договориться о встрече или звонке, чтобы обсудить дальнейшие условия.

Горячие

Эти письма отправляют в компании, с которыми уже был договор о сотрудничестве, и требуется уточнить какие-либо детали. Важно писать не по шаблону, а обращаться лично к партнеру.

Чаще всего предложение начать сотрудничать направляют в коммерческих целях, но могут быть и другие причины. Например, приглашение принять участие в благотворительных, социальных, развлекательных или культурных мероприятиях.

Кто пишет письмо о сотрудничестве

Письмо о сотрудничестве редко составляется руководителем компании. Так как основная цель документа — найти партнера и договориться с ним о плодотворных и о взаимовыгодных отношениях, важно, чтобы документ составлял специалист в этой области. Далее уже на основании шаблона отправку писем можно поручить секретарю.

Составлять горячие сообщения лучше поручить менеджерам по продаже. Именно они знают, как привлечь внимание и выставить свою организацию в лучшем виде. Итоговый текст обязательно должен быть согласован с руководителем компании.

кто пишет письмо о сотрудничестве

На чьё имя нужно отправлять письмо

Чаще всего письмо о сотрудничестве пишут на имя руководителя компании, которой ходят предложить взаимовыгодное сотрудничество.

В некоторых случаях адресатом может оказаться заместитель руководителя или начальник отдела, мастер участка или иное уполномоченное лицо. А вот писать безликое «Директору ООО _____» не стоит. Вряд ли такое обращение будут всерьез рассматривать.

При отправке письма индивидуальному предпринимателю правильно адресовать предложение на его имя.

Правильное оформление документа: что обязательно должно быть в письме

У таких писем нет единой формы.

Однако есть определенные правила деловой переписки, которые расскажут, что можно и что нельзя писать. Так как предложение в большинстве случаев персонализировано, важно разбираться в деятельности потенциального партнера.

И здесь уже не так важно, готовишь ты письмо о дальнейшем сотрудничестве между компаниями (образцы мы с тобой изучим чуть позже) или же впервые выходишь на связь.

Сам текст должен быть кратким и ёмким: никакой воды, только важная информация по делу. В идеале после прочтения у тебя должны запросить коммерческое предложение. Если ты не хочешь, чтобы письмо отправилось в корзину, нужно с первых строк заинтересовать потенциального партнера. Обычно на прочтение коммерческих предложений тратится не более 1–2 минут.

Заголовок

Необязательная часть по мнению некоторых экспертов. Однако лучше не игнорировать заголовок. Он должен быть ёмким, цепляющим. Основная цель — заставить прочитать письмо до конца. Нужно показать фирме-получателю, почему ей выгодно сотрудничество с твоей организацией.

Примеры удачных заголовков:

Скидка 30% на канцелярию до конца месяца

Пять способов повысить продажи

Качественные тексты от профессионального копирайтера

И так далее.

Приветствие

Начать письмо нужно с правильного приветствия и обращения.

Писать лучше не просто в организацию, а на имя конкретного человека. В идеале обратиться «Уважаемый Максим Максимович!». Адресные письма воспринимаются гораздо лучше, чем обезличенные послания.

Основная часть

Это основная часть коммерческого предложения. Здесь нужно изложить суть обращения — то есть что именно твое предприятие готово предложить потенциальному партнеру. Обязательно описать преимущества и рассказать о скидках, если они предполагаются.

Не пиши слишком много — информация должна быть только по делу.

В идеале нужно разбить текст на несколько абзацев, в каждом из которых будет по 2–3 предложения. Сначала нужно рассказать о компании-отправителе — достаточно указать опыт работы и сферу. Если есть опыт сотрудничества с серьезными организациями, названия которых положительно скажутся на репутации компании, это нужно указать.

основная часть предложения о сотрудничестве между компаниями

Затем напиши о преимуществах фирмы перед конкурентами. Если предполагается несколько вариантов сотрудничества, то начать лучше с того, что интересно клиенту.

Общая интонация должна быть побудительной, но при этом не требовательной. Можно указать, что у такого предложения есть срок, поэтом решение лучше принять скорее. Важно поблагодарить за уделенное время.

Если есть необходимость, можно добавить к письму сопроводительные документы. Например, диаграмма, которая подтверждает взаимовыгодное сотрудничество наглядно. Или же рекламные буклеты, проспекты. В этом случае нужно обязательно указать на наличие таких приложений.

Подпись и контактные данные

В конце документа стоит изъявить желание получить ответ. Обязательно нужно подписаться, указать все данные организации, а также разные способы связи:

  • юридический адрес;
  • фактический адрес;
  • электронная почта;
  • телефон для связи;
  • сайт;
  • аккаунт в социальных сетях.

У потенциального клиента должен быть выбор, каким образом откликнуться на предложение.

Способы отправки письма

Письмо с предложением о долгосрочном сотрудничестве можно отправить несколькими способами.

Электронная почта

Самый быстрый и современный способ взаимодействия. Важно понимать, что это должен быть не просто документ в формате ворд — нужны печать и подпись. Из плюсов: ваше сообщение дойдет быстро. Из минусов — оно может остаться незамеченным. Например, попадет в папку «спам» или его намеренно отправят в корзину, так как на текущий момент партнерские отношения не интересует.

Почта России

В этом случае конверт будет идти до адресата дольше, но наверняка попадет ему в руки. Лучше отправить официальное предложение заказным письмом с уведомлением — тогда ты точно узнаешь, что его получили.

Факс

Устаревший, но действенный способ отправки корреспонденции. Если компания пользуется им, то можно написать письмо и отправить его по факсу. В некоторых случаях это будет даже уместнее. Например, если потенциальный партнер не принимает информационные технологии по тем или иным причинам, а почтой отправлять слишком долго.

Курьер

Простой и надежный способ. Обычно коммерческое предложение передают лично через секретаря или другого сотрудника, отвечающего за корреспонденцию.

Признаки хорошего письма

Перед тем, как отправить предложение о сотрудничестве, еще раз перечитай его. Хорошее письмо можно узнать по ряду признаков:

  • четкая логичная структура и отформатированный текст («простыню» читать не любит никто);
  • обращение к адресату по имени отчеству;
  • официально-деловой стиль изложения — писать нужно кратко и понятно;
  • отсутствие грамматических, пунктуационных, смысловых и иных видов ошибок;
  • информативность;
  • вежливость и уважительное отношение к адресату.

Если вы ранее общались по вопросам сотрудничество, и нужно просто отправить коммерческое предложение, можно сразу после приветствия вставить фразу «В продолжение нашего разговора».

Образцы письма о сотрудничестве

образцы письма о сотрудничестве между компаниями

Приведем несколько примеров, на которые можно ориентироваться, когда составляешь письмо о сотрудничестве для разных компаний.

Сегодня шаблоны можно скачать в интернете — достаточно ввести название, например, «письмо о сотрудничестве для дилера» или «коммерческое предложение спонсору». Начало документа в большинстве случаев будет писаться одинаково.

Письмо о сотрудничестве между компаниями: образец (универсальный)

Руководителю______________

______________________________

предложение о сотрудничестве: канцелярия оптом со скидкой 30%.

Уважаемый _____________!

Меня зовут _____________, я руководитель компании _____________. С 2001 года _____________ является одним из основных поставщиков канцелярской продукции в магазины. За это время мы осуществили более _____________ поставок нашим клиентам. Среди них есть _____________.

Наша канцелярская продукция выпускается известными на рынке брендами ________.

Сотрудничая с нами, вы будете своевременно получать качественную канцелярию по оптовым ценам. Если заключить договор до конца текущего месяца, на ближайшие 2 закупки вам будет предоставлена скидка 30%. К письму прилагается прайс-лист.

Мы заинтересованы в долгосрочном и плодотворном сотрудничестве и гарантируем вам высокое качество обслуживания.

Все вопросы вы можете адресовать напрямую мне или моим координаторам.

Благодарю за уделенное время!

E-mail __________________________
Контактный телефон _____________
Сайт ___________________________
Мы в соцсетях ___________________

I

Руководитель __________________                  Подпись _______________

Дата __________________________                   Место для печати __________

Образец письма о сотрудничестве для строительной компании

Руководителю______________

______________________________

предложение о сотрудничестве.

Уважаемый _____________!

Меня зовут _____________, я руководитель компании _____________. Мы занимаемся строительством жилых и административных зданий уже 10 лет.

На форуме _____________ мы узнали о вашем предстоящем проекте по реконструкции спортивной школы _____________, и хотим вам предложить свои услуги. Наша компания может заняться ремонтно-восстановительными работами, а также отделкой внешних и внутренних помещений.

Сотрудничество с нами выгодно для вас — наши услуги обойдутся на 3% меньше среднерыночной цены. Мы работаем напрямую с поставщиками, поэтому расценки ниже. Среди наших партнеров есть компании _____________.

Результаты готовых проектов вы можете посмотреть в приложении к этому письму.

Если вас заинтересовало наше предложение, вы можете связаться со мной или моими сотрудниками любым удобным вам способом.

Благодарю за уделенное время!

E-mail __________________________
Контактный телефон _____________
Сайт ___________________________
Мы в соцсетях ___________________

I

Руководитель __________________                  Подпись _______________

Дата __________________________                   Место для печати ___________

Образец письма о сотрудничестве для транспортной компании

Руководителю______________

______________________________

предложение о сотрудничестве.

Уважаемый _____________!

Меня зовут _____________, я коммерческий директор компании _____________.

Мы ознакомились с информацией, которая размещена у вас на сайте, и хотим предложить взаимовыгодное сотрудничество. В связи с открытием новых торговых точек, нам необходима грузоперевозка. Нужно осуществлять рейсы между _____________ и _____________ областями.

Мы гарантируем вам заказы на них не менее 3 раз в неделю, а также своевременную оплату услуг за каждый рейс. Если вы заинтересованы в долгосрочном сотрудничестве, свяжитесь со мной любым удобным способом.

Благодарю за уделенное время!

С наилучшими пожеланиями, _____________.

E-mail __________________________
Контактный телефон _____________
Сайт ___________________________
Мы в соцсетях ___________________

I

Руководитель __________________                  Подпись _______________

Дата __________________________                   Место для печати ___________

Предложение о сотрудничестве для поставщика

Руководителю______________

______________________________

предложение о сотрудничестве.

Уважаемый _____________!

Меня зовут _____________, я представитель отдела закупок ресторанов быстрого питания _____________. Мы открываем новые заведения в вашем регионе, и в наше намерение входит предложение вам долгосрочного сотрудничества на взаимовыгодных условиях.

Еженедельно мы планируем делать крупную закупку продуктов фаст-фуда не менее 5 раз. В дальнейшем планируется увеличение объема.

Договор с нашей компанией дает вам гарантию на регулярные оптовые закупки массой не ниже _____________. Более того, рестораны расположены в непосредственной близости от вашего склада, а это существенно упростит доставку.

Спасибо, что уделили время!

E-mail __________________________
Контактный телефон _____________
Сайт ___________________________
Мы в соцсетях ___________________

I

Руководитель __________________                  Подпись _______________

Дата __________________________                   Место для печати ___________

Предложение о сотрудничестве на английском языке — общий шаблон

пример предложения о сотрудничестве на английском языке

Компании, которые работают с иностранными партнерами, должны писать предложение о сотрудничестве на английском языке. Ниже приведен универсальный шаблон и его перевод. Ты можешь адаптировать его под свои потребности.

пример письма о сотрудничестве между компаниями на английском

Ниже приведен перевод этого письма.

перевод с английского письма о сотрудничестве между компаниями

Что нельзя допускать при написании такого письма

Даже если ты знаешь, как написать письмо с предложением о сотрудничестве, обрати внимание, чтобы в нем не оказалось того, что оттолкнет потенциальных партнеров, и они не дадут свое согласие.

Негативно могут быть восприняты:

  • любого вида ошибки;
  • шаблонные письма, отсутствие персонального обращения;
  • сухое описание предложения;
  • явные клише, жаргонные, просторечные фразы, а в некоторых случаях любое отклонение от делового стиля;
  • недостоверные факты (чаще всего это пустые обещания или некорректные данные о деятельности фирмы);
  • слишком много лишних цифр и фактов.

И помни — предложение не должно звучать как просьба.

Когда ждать ответ

Итак, ты отправил предложение о сотрудничестве. Когда ждать ответ и будет ли он? Правила делового этикета говорят, что ответить на такое письмо нужно даже в случае отказа. Поэтому чисто логически ответ быть должен в любом случае.

Сроки ответа, в первую очередь, зависят от способа доставки письма. Если это электронная почта, курьер или факс, и обращение было направлено в первой половине дня, скорее всего, его быстро прочитают, и ответ придет сегодня же. Если запрос был отправлен после обеда, все будет зависеть от того, насколько много писем у компании, и во сколько сотрудники заканчивают работать.

Нередко приходит подтверждение о получении письма. Многие организации настраивают свой электронный ящик на автоматический ответ о сроках. Обычно в нем указано, в какое время должен поступить ответ. На всякий случай проверяй папку «Спам».

Если же предложение было направлено Почтой России, учитывай время доставки. Плюс время на принятие решения (закладывай сутки).

Заключение

Письмо о предложении сотрудничества между компаниями (образец мы с тобой уже рассмотрели ранее) — важная составляющая будущих переговоров. Если неправильно его написать, есть риск, что переговоров не будет, и компания останется без партнеров и без клиентов. Составить его несложно, достаточно лишь хорошо разбираться в собственном бизнесе и знать основы деловой переписки.

А усилить своё предложение можно за счёт цепкого заголовка. Как его составить, ты узнаешь из мини-руководства «‎5 рецептов цепляющих заголовков». Это и есть упомянутый в начале статьи подарок, который можно скачать совершенно бесплатно.

Комментарии (0)

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *