что такое матрица Эйзенхауэра
Алекс Цельный

Матрица Эйзенхауэра: шаблон, преимущества и примеры использования

Многие из нас заинтересованы в увеличении личной продуктивности и эффективности, чтобы как можно больше успевать за рабочий день. Увеличить продуктивность помогают технологии тайм-менеджмента. На сегодняшний день таких целое множество, но одна из самых проверенных— это Матрица Эйзенхауэра.

Что это, как устроена, история создания

Матрица Эйзенхауэра — это техника тайм-менеджмента, которая позволяет правильно расставлять  приоритеты при помощи оценки важности задачи. Она подразумевает сначала выполнение важных и срочных дел, а потом переход к менее важным и несрочным. Технология подойдет для людей, которым не хватает личного и рабочего времени, а также научит правильному планированию график.

Эту матрицу изобрел 34-й президент США — Дуайт Эйзенхауэр, он был лидером страны с 1953 по 1961 год. Эйзенхауэр считается наиболее продуктивным президентом Соединенных Штатов за всю историю.

Матрицу приоритетов Эйзенхауэра визуализируют как четыре равных квадранта, которые разделены на срочные и важные, несрочные и важные, срочные и неважные, несрочные и неважные дела.

как выглядит матрица Эйзенхауэра

Метод подвергался множеству исследований, и каждое подтверждало его эффективность. В 2018 году проводилось исследование, где большинство участников выбирали, какие задачи выполнять первыми. Занятые люди преимущественно выбирали список из срочных дел, но потом их просили подумать о последствиях выбора, и приоритет сменялся на более важные.

Что значит каждый квадрант

Технология имеет две оси: одну по горизонтали, другую по вертикали. Горизонтальная ось отвечает за срочность, а вертикальная за важность предстоящего дела. Оси при пересечении образуют блоки, например, первым будет блок важно и срочно. Для удобства дадим каждому условное обозначение:

  • A — важно и срочно;
  • B — важно и не срочно;
  • С — не важно и срочно;
  • D — не срочно и не важно.

По итогу получается, что каждый квадрант имеет свои отличительные показатели. Каждый из них содержит свои уникальные задачи, поэтому очень просто понять, что нужно выполнить в текущий момент, что можно отложить, а от чего вообще можно отказаться.

Блок A

Если правильно использовать тайм-менеджмент матрицу Эйзенхауэра, то в данном квадранте ничего не должно быть, поскольку важные и срочные дела — это показатель неорганизованности.

Подавляющее большинство людей прибегают к заполнению именно этой части из-за нежелания выполнять задачи в оптимальные сроки. Конечно, у каждого человека может возникнуть дело, которое не может ждать, но если это происходит регулярно, то нужно серьезно пересмотреть подход к тайм-менеджменту.

Если вкратце — необходимо избегать появления задач в этом квадранте. Достаточно своевременно решать дела из других блоков. В квадрант важно и срочно рекомендуется вписывать следующее:

  • задачи, угрожающие основной цели, если их вовремя не решить,
  • дела, которые необходимо выполнить, чтобы не осложнять жизнь;
  • все, что связано со здоровьем.

У по-настоящему продуктивных людей квадрант A практически всегда пустует. Задачи просто не успевают дойти до дедлайна. На практике для неподготовленного человека это не всегда возможно, но к этому стоит стремиться.

Блок B

Тут находятся дела, которые имеют особое значение, но и не горят по срокам. Грамотная работа с B квадратном — это прямой путь к высокой продуктивности. Задачи не являются срочными, и их можно выполнять с оптимальной скоростью, без паники. Главное не затягивать, так как дела отсюда могут запросто перейти в блок A.

Блок C

Эти задачи вряд ли помогут приблизиться к глобальным целям, по сути это помеха на пути к чему-то действительно важному. Они съедают время, продуктивность и изматывают морально.

Однако, здесь бывают и дела, которые необходимо осуществлять для сторонних проектов. Но если они не важные, то их можно делегировать на другого человека.

Блок D

Странный квадрант, в котором находятся задачи:

  • любимые, но не продвигающие к целям;
  • не приносящие даже малейшей пользы.

Такая работа не требует активной работы мозга. Это может быть проверка почты или социальных сетей, серфинг в интернете, а может даже просмотр телешоу. Конечно, мало кто такое записывает в матрицу Эйзенхауэра, но это происходит само собой, ведь можно совместить работу и отдых одновременно. Однако, такие коллаборации сильно снижают личную продуктивность.

Где можно создать эту матрицу

Не так  важно где составлять матрицу Эйзенхауэра, принцип везде единый. Можно найти онлайн сервисы, которые позиционируют свою деятельность именно на организации продуктивности и работе с этой техникой.

Однако, есть как минимум 3 наиболее удобных способа.

Excel таблицы

Там можно очень гибко подстроить размеры и дизайн под себя, а также очень просто добавить дополнительное место для появившихся задач. Можно найти уже существующий Матрица Эйзенхауэра шаблон на любой вкус.

Обычный блокнот (как электронный, так и бумажный)

Первый вариант будет удобнее, поскольку обычно в таких приложения, например, Google Keep есть возможность использования галочек, чтобы отмечать выполненные задачи. В идеале разметить квадраты разными цветами и шрифтами, чтобы не путаться между ними.

Приложения типа «ToDoList»

В них нет возможности создавать конкретные блоки, но можно помечать определенными группами и цветами, а также они имеют собственные шаблоны.

Получится не совсем квадрант, однако суть не меняется. К примеру, можно пометить блок A красным, B — оранжевым и так далее.

Никто не мешает пользоваться даже графическими редакторами. Это личный выбор каждого, зачастую люди выбирают наиболее близкий инструмент, и строят на нем свою матрицу.

Как ей пользоваться

как пользоваться матрицей Эйзенхауэра

Несмотря на то, что матрицу Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов используют уже давно, люди, которые впервые о ней слышат, могут не сразу понять ее смысл.

Перед тем, как начать работать с технологией, лучше устроить небольшой эксперимент, и в течение пары дней понаблюдать за выполнением в повседневном режиме.

Когда несколько дней пройдут, следует составить небольшой список из задач, выполненных за это время, а после задать каждой три вопроса:

  • это важно?
  • это срочно?
  • я мог это делегировать?

Эти вопросы помогут составить первый план на прошедших делах, научиться разделять задачи по квадрантам и осуществлять оптимизацию в будущем. Также рекомендуется не добавлять новые задачи, пока не будут выполнены уже имеющиеся. В идеале держать не более восьми активных задач в каждом квадранте, а следующие добавлять, если есть свободное место.

Применение данной технологии позволяет сбалансировать нагрузку, ведь основной целью матрицы Эйзенхауэра является наладить процесс приоритезации, а не загрузить массой задач.

Матрица Эйзенхауэра пример распределения дел для студента. Кратко разберем пример на учащемся в университете студенте.

У него есть три основные задачи:

  • посещение учебного процесса;
  • выполнение домашнего задания;
  • подготовка к итоговым работам.

Все эти задачи при ответственном подходе можно поместить в квадрант B — важно и не срочно. То есть их можно выполнять в удобном ритме, но если случится непредвиденная ситуация, например, студент заболеет, то все 3 задачи перейдут в квадрант A. И чтобы снова вернуться в квадрант B, ему придется наверстать упущенное.

Плюсы и минусы матрицы

Сегодня люди больше сосредоточены на решении чужих задач, а на свои практически не остается времени. Главное преимущество матрицы Эйзенхауэра — это помощь в организации дел. Техника способна не только помочь разобраться с повседневными задачами, но и снизить эмоциональный стресс, вызванный завалом на работе или в других сферах жизни.

Как и любая техника тайм-менеджмента, матрица Эйзенхауэра имеет как свои неоспоримые преимущества, так и недостатки. К преимуществам относится.

  • Простота разбивки. Все задачи можно распределить по 4-ем квадрантам, а уже после легко читать получившийся список дел, как открытую книгу.
  • Ключевая особенность техники — это возможность исключить задачи, которые выполнять в принципе не следует.
  • Помогает в распределении и управлении сложными и важными задачами.
  • Можно оптимизировать временные затраты, и выполнять все задачи до дедлайнов.

Недостатки техники:

  • Система подходит только для планирования краткосрочных задач. Построить огромные планы на ее основе — не получится.
  • Техника не нужна, если нет достаточного количества ежедневных задач.
  • Нужно научиться определять, какие задачи являются, а какие можно отложить на потом. Кажется, что это просто, но на самом деле новички далеко не всегда могут правильно оценивать задачи по определенным критериям.
  • Очень легко ошибиться с выбором категории.

Но даже несмотря на наличие значительных недостатков, их влияние с опытом будет полностью незаметно. Правильное определение квадрантов для задач поможет справиться с большим количеством работы.

Заключение

Тайм-менеджмент — это очень важная часть жизни любого человека. Без правильного подхода к предстоящим задачам, они могут оказаться непосильными, а времени будет вечно нехватать.

Так что техника, которую в свое время изобрел Эйзенхауэр — это не только отличный способ установить контроль за личным временем, но и полноценный инструмент, позволяющий разобраться с накопившимися делами.

Комментарии (0)

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *