Письмо о смене реквизитов организации: образец, как его написать и доставить

В бизнесе, как и в жизни, могут происходить изменения. И сейчас мы не о финансовом успехе дела, а об официальном — смене реквизитов компании. Кто-то может за все время существования фирмы не поменять их, а у кого-то это происходит и ни раз. В этом случае нужно написать уведомление о смене реквизитов.

Как это сделать, кому и каким образом отправить, ты узнаешь сегодня.

Кому и когда он нужен

Как понятно из названия самого документа, он нужен в том случае, если у организации изменились реквизиты, ведь они отражаются во всех первичных документах.

Письмо о смене реквизитов — обязательный документ, о котором даже упоминается в договоре. Обо всех изменениях компания обязана уведомлять контрагентов, поставщиков и т.д. В идеале делать это заранее, чтобы в дальнейшем не возникло проблем со взаимодействием.

К примеру, деловые бумаги, счета и т.д. могут быть направлены по старому адресу и попасть в чужие руки. Или же партнер перечислит деньги на счет, который закрыт.

Важно: налоговой службе документ об изменении банковских реквизитов направлять не нужно — эту обязанность выполняет банк.

Чтобы понимать, когда именно уведомлять партнеров, нужно разобраться, какие данные относятся к реквизитам. Их можно разделить на две большие группы: сведения о компании и банковские реквизиты.

К первым относятся:

• наименование предприятия, в том числе и организационно-правовая форма;
• налоговые реквизиты: ИНН, КПП, ОГРН;
• юридический и фактический адреса;
• адрес получения корреспонденции (почтовый);
• сведения о руководстве компании.

К платежным реквизитам относятся:

• наименование банка;
• номер расчетного счета;
• номер корреспондентского счета;
• БИК.

Также в некоторых случаях может потребоваться информирование об изменениях ОКВЭД, ОКАТО и ОКПО.

Как составить документ: пошаговая инструкция

Какой-то конкретной унифицированной формы письмо о смене реквизитов не имеет.

Шаблон можно бесплатно скачать в интернете. Компания вправе определять форму заявления самостоятельно.

Однако придерживаться общих правил написания все-таки стоит.

Начнем с того, что такой документ, как и все деловые бумаги, оформляется в официально-деловом стиле. Помни об основной цели: донести до контрагентов информацию об изменении.

Зачастую к письму нужно приложить документы, подтверждающие эти изменения, например, выписку из ЕГРЮЛ.

Пишется запрос на листе формата А4. Можно написать от руки, но лучше напечатать в ворде на фирменном бланке организации — это, как минимум, выглядит солиднее. В крупных компаниях могут быть утвержденные формы этого документа.

Итак, приступим к написанию письма о смене реквизитов организации (образец скачать в интернете реально, но сложности в самостоятельном оформлении нет).

Шапка письма

В верхней части документа слева нужно указать отправителя. Если ты пишешь на бланке компании, то ее данные там уже должны быть указаны. Как минимум это наименование, адрес и телефон для связи.

Параллельно с отправителем в правой части листа нужно указать получателя. В идеале письмо должно быть адресовано конкретному человеку. Это может быть уполномоченный сотрудник (если ты знаешь его данные) или гендиректор.

Ниже укажи номер и дату исходящего обращения согласно внутренним документам компании.

Далее по центру листа напиши название документа. Например, «информационное письмо об изменение реквизитов» или «уведомление о смене реквизитов».

Основная часть письма

Писать нужно в официально-деловом стиле, простым языком, без грамматических и синтаксических ошибок.

Не менее важно, чтобы данные компании были указаны верно.

Начни с описания того, что конкретно и когда поменялось — обозначь факт изменений.

Затем изложи все сопутствующие просьбы. Например, изменить данные в документах, направлять письма по новому адресу или производить оплату на конкретный счет.

Если к письму прилагаются дополнительные документы, об этом тоже нужно сообщить. Напиши, что это за документ и на скольких страницах.

Внизу прописывается должность и ФИО сотрудника компании, который это письмо направляет. Как правило, это директор и главный бухгалтер.

Каждый сотрудник, кто упомянут в письме, должен расписаться рядом со своей фамилией. Документ заверяется печатью.

Письмо о смене реквизитов: шаблон

Для удобства мы подготовили шаблон письма об изменении реквизитов организации. Образец есть как для изменения данных самой компании, так и для смены банковских реквизитов.

Об изменениях реквизитов организации

Заполняется на фирменном бланке компании

Генеральному директору ООО «____________»

________________________________________

Адрес ___________________________________

Исх. № ____ от «____» _____________ 2022 года

Информационное письмо о смене реквизитов.

Настоящим письмом сообщаем вам, что с «___» ____________ года произошла смена реквизитов ООО _____________, а именно изменился юридический адрес компании. Новый юридический адрес совпадает с фактическим (почтовым). В связи с этим просим вас отныне учитывать этот момент при составлении документов, договоров и отправке корреспонденции. Дополнительно просим внести соответствующие изменения во все договоры, акты и иные документы, оформленные между нашими компаниями, начиная с «____» ____________ года.

Новые реквизиты: _________________________________________________________

Копию выписки из ЕГРЮЛ на 1 листе прилагаем к этому письму.

Генеральный директор          _____________ инициалы           ______________  подпись

Главный бухгалтер                           _____________ инициалы           ______________  подпись

Об изменении банковских реквизитов

Заполняется на фирменном бланке компании

Генеральному директору ООО «____________»

________________________________________

Адрес ___________________________________

Исх. № ____ от «____» _____________ 2022 года

Информационное письмо о смене банковских реквизитов.

Настоящим письмом сообщаем вам, что с «___» ____________ года у ООО _____________ изменились банковские реквизиты. Просим учитывать при оплате. Все остальное осталось без изменений.

Получатель ____________________________________

Номер счета ___________________________________

Банк получателя ________________________________

БИК __________________________________________

ИНН банка _____________________________________

КПП банка _____________________________________

Кор. счет ______________________________________

Генеральный директор          _____________ инициалы           ______________  подпись

Главный бухгалтер                           _____________ инициалы           ______________  подпись

Как правильно доставить/вручить адресату

Есть несколько способов доставить заявление получателю.

 Так как смена реквизитов организации — вещь крайне важная, очень желательно отправлять документы в «натуральном» виде. То есть чтобы у компании-получателя на руках были оригиналы с печатью и подписью.

Для ускорения процесса можно комбинировать два способа доставки.

Почтой России

Это должно быть заказное письмо с уведомлением о вручении. Так ты точно будешь знать, что документы получены. Плюс у тебя будет бумажное подтверждение.

По электронной почте

Мгновенная доставка, изменения можно внести в кратчайшие сроки. Отлично сочетать с доставкой почтой или курьером.

По факсу

Это способ постепенно уходит в прошлое. Но есть организации, которые просят отправлять им именно факсимильные сообщения.

Курьером или лично

Прекрасная альтернатива почте России. Важно, чтобы представитель компании-адресата расписался в получении.

Заключение

Информационное заявление об изменении реквизитов организации составлять несложно. Главное, правильно указать все данные и вовремя его отправить.

Комментарии (0)