Письмо об уточнении назначения платежа: шаблон с пояснениями

Уже в 2020-2021 гг. абсолютное большинство компаний проводили расчёты безналичным путём: поставщик выполняет условия соглашения, получатель оплачивает выставленный ему счёт. Перечисление денежных средств проходит после оформления особого документа — платёжного поручения.

Как быть, если нужно уточнить данные по платежу или если в платёжном поручении появилась ошибка? Ведь в этой ситуации банк имеет право отказаться исполнять его. Тогда-то и составляют письмо об уточнении назначения платежа.

Что это такое и как правильно его написать, ты узнаешь далее.

Содержание статьи:

1 Что это за документ
2 Когда нужно его писать
3 Как составить этот документ
4 Шаблон письма об уточнении назначения платежа
5 Как его доставить и вручить адресату

Что это за документ

Письмо контрагенту об уточнении назначения платежа отправляют, если обнаружена неточность или ошибка в уже исполненной платёжке. Это не обычное деловое письмо, оно входит в основную документацию компании.

Как правило, исправления вносятся при согласии обоих контрагентов и не имеют значительных последствий. Но бывают осложнения. К примеру, налоговая инспекция при проверке может посчитать такие изменения как уход от уплаты налога.

Чтобы избежать претензий со стороны налоговой службы и банков обеих сторон уточняющее письмо нужно составлять в 4 экземплярах:

отправить контрагенту;
оставить в своей компании;
в банк получателя;
в банк плательщика.

Когда нужно его писать

Бывает, что в процессе заполнения документа на оплату работник бухгалтерии допускает ошибку или указывает неверные сведения. Вот самые распространённые случаи:

ошибочно указан номер договора, по которому проходят финансы. Оплата пройдёт, но бухгалтерия получателя скорее всего её не учтёт. В результате получатель имеет право применить штрафные санкции и начислить пени за просроченную оплату;
ошибки в назначении платежа. Могут вызвать те же проблемы: неучтённая оплата и штрафы за нарушение сроков оплаты;
выделен НДС там, где товар им не облагается, или указана неверная ставка. Это может привести к разногласиям с ИФНС при рассмотрении налога к вычету.

Если же присутствует орфографическая или пунктуационная ошибка, её можно не исправлять.

Письмо об уточнении назначения платежа должно быть отправлено компанией, которая перевела денежные средства. Его написанием занимается работник бухгалтерского отела, или другой специалист, у которого есть навык работы с такой корреспонденцией и доступ к формированию платежей.

Как составить этот документ

Пример письма об уточнении назначения платежа ты найдешь дальше. Давай познакомимся с общими правилами его написания.

У этого документа нет единого обязательного образца. Такое письмо составляется в произвольной форме, но компания может разработать свой шаблон уточняющего письма и заполнять его в ворде, в соответствии с конкретным случаем.

Обрати внимание, что речь идёт об официальном документе, а значит при его составлении нужно придерживаться норм деловой переписки.

Текст письма может быть набран как на обычной бумаге, так и на фирменном бланке компании. В письме должны быть:

Пункт	Что писать
Шапка письма	Начни с указания ФИО директора и названия компании-получателя письма. Можно добавить её юридический адрес. Если письмо отсылается также в банк, указываются данные о структурном подразделении банковской организации. Далее пишется организация отправителя, её название, адрес и контакты. В некоторых случаях вносится ИНН и КПП.
Заголовок	Посередине новой строки пишется «Письмо об уточнении платежа» .
Текст письма	Подробно объясняется цель составления документа. Обязательно нужно вписать: • дату и номер платёжки, в которую вносятся изменения; • где именно допущена неточность; • зафиксировать верные данные. Например, если был неправильно указан номер договора, пропиши нужный номер и его дату. В тексте документа можно попросить контрагента письменно подтвердить, что он согласен с внесенными изменениями.
Приложения	К документу нужно приложить: • поручение с ошибкой; • копию договора и счёта; • другие документы, если есть необходимость. В письме указывается список приложенных бумаг.
Подписи	Уточняющее письмо заверяется директором предприятия или лицом, выполняющем его функции.

Шаблон письма об уточнении назначения платежа

Кому____________________________________

От кого____________________________________

Исх.№_____ от ______20___г.

Письмо контрагенту об уточнении назначения платежа (образец)

В платёжном поручении №____ от __.__.20__г. на сумму ______________,____ (Сумма прописью) просим считать правильным следующее назначение платежа:

«Оплата по Счет-договор на оплату №_______ от ____.___.20___г. за (кратко указать единицы товара или услуги). Сумма ________,____ руб. В том числе НДС (___%) _________,__ руб.»

Просим вас подтвердить согласие с исправлением назначения платежа до __._____ 20__г.

«Должность»:

_____________________/Ф.И.О/

Как его доставить и вручить адресату

Помни, что письмо с просьбой о внесении изменений в назначение платежа составляется в 4 экземплярах: для обеих сторон и их банков. После того, как оно будет составлено и завизировано директором, его регистрируют в журнале исходящих документов и подшивают к текущей основной документации организации. Заявление о смене назначения платежа хранится 3 года.

Отправить документ вместе с неверным платёжным поручением можно несколькими способами:

отнести письмо в компанию контрагента;
воспользоваться курьерской доставкой:
отправить по почте заказным письмом с описью приложенной документации;
отправить по электронной почте. Обрати внимание, что этот способ — самый ненадёжный, так как нет гарантии, что получатель точно прочтёт твоё письмо.

Ошибки в платёжных поручениям могут иметь разные последствия, вплоть до судебных разбирательств. Чтобы не доводить дело до суда, следует своевременно обратиться в организацию плательщика. Нужно помнить, что только он по своей инициативе, или по запросу от контрагента, может вносить изменения в платёжки.