Как сделать презентацию: пошаговая инструкция

Презентация — один из способов кратко и наглядно донести какую-либо информацию для аудитории. Если говорить простым языком, то это набор слайдов, на которых представлен текстовый и визуальный контент. Существует множество программ, в которых можно легко её создать. Но как сделать презентацию, которая будет действительно хорошей?

Разбираемся вместе.

Кому и для чего может понадобиться презентация

Для начала разберемся с видами презентации. Она может быть:

• статичной — состоит из текста и иллюстраций (лучше использовать формат PDF);
• анимированной — появляется динамика, добавляются разные эффекты типа переходов между слайдами, появление и растворение картинок и многое другое;
• динамичной — кроме текста и изображений, есть аудио и видео контент.

Как правило, презентация состоит из нескольких слайдов — количество может очень отличаться в зависимости от цели, места, времени и многих других факторов. Презентация или слайд-шоу можно использовать в разных сферах жизни. Разберем наиболее частые варианты, кому она может пригодится.

Ученику

За последние годы презентация обрела небывалую популярность среди школьников, студентов и преподавателей. При помощи слайд-шоу ученики сдают рефераты, зачеты, курсовые и даже защищают дипломную работу и диссертацию. Его можно использовать для наглядности во время доклада или для защиты учебного задания.

Нередко преподаватели (особенно в вузах и колледжах, а также на разных курсах) используют презентацию, чтобы более интересно подать свой материал. Ведь чем проще и нагляднее что-то рассказывать, тем больше вероятности, что это поймут и запомнят.

Сотруднику

Презентация также может быть незаменимым инструментом для защиты или продвижения проекта на работе. Основную часть такой демонстрации занимают факты и информация. Часто презентацию руководство просит от работников компании, чтобы принять решение, кому отдать проект.

Например, открытие офиса продаж в другом регионе. Кого отправить этим заниматься, чтобы успешно выйти на рынок и получить клиентов? Наиболее вероятным кандидатам предлагают разработать стратегию продвижения, а затем презентовать ее руководству. На основании презентации и принимается в итоге решение.

Также при помощи слайдов сотрудник может доложить о результатах своей работы начальнику, коллегам и т.д. Нередко используют во время конференций.

Предпринимателю

Еще одна область, где часто используется презентация — это бизнес. Такого вида демонстрация нужна для привлечения инвесторов, которые профинансируют твой проект. Именно презентация — наиболее удобный способ показать, что ты предлагаешь. Существуют два вида таких слайд-шоу.

Для стартапа или питч-дек

Это важнейший инструмент предпринимателя на самых ранних этапах проекта. Именно от того, как ты представишь свое предложение, зависит, захотят ли финансировать твой проект. Рекомендуемый объем – не более 10 слайдов.

Для инвестиционного проекта

В этом случае идет рекламирование уже реально действующего проекта для привлечения инвесторов со стороны. Рекомендуемый объем — 10–25 слайдов.

Публичному спикеру

Презентация — незаменимый инструмент для любого публичного спикера. В первую очередь, она позволит систематизировать мысли и подготовиться к выступлению. К тому же она не даст сбиться с мысли и поможет удержать внимание аудитории. Каким бы харизматичным ни был спикер, важно помнить, что зачастую люди — визуалы, поэтому изображения им просто необходимы.

Общий пошаговый алгоритм создания презентации: как правильно ее сделать

Если тебя волнует вопрос, как сделать хорошую презентацию, чтобы она была действительно интересной, начать работу нужно до того, как ты сядешь делать макет в PowerPoint, Canva, Crello, Tilda или любом другом сервисе (программе).

1. Выбрать тему

Чтобы презентация получилась удачной, нужно определиться с темой, которая будет основной для всего доклада. Если этого не сделать, то получится выступление ни о чем. Тему лучше взять четкую и узкую, чтобы в конце выступления дать решение задачи или ответы, а не оставит чувство недосказанности и множества вопросов.

Пример удачной темы:

Как справиться со страхом большого скопления людей?

Почему мы боимся мест большого скопления людей.

Что делать, чтобы избавиться от страха.

Как себя вести, если ты оказался в толпе.

2. Продумать цели

Не менее важно определиться с целью. Ведь без конкретной задачи добиться ее будет просто невозможно. Задай себе вопросы:

• Что ты хочешь показать своим выступлением?
• Как должны повести в итоге себя слушатели?
• Что ты хочешь изменить в их поведении?

Ответь на вопросы как можно подробнее, опиши, что именно должны сделать слушатели. Чем больше будет конкретики, тем быстрее ты найдешь способы этому поспособствовать. Для наглядности приведем примеры удачных и неудачных целей.

Неудачные цели:

Выступить на высшем уровне.

Расположить к себе аудиторию.

Показать преимущества товаров.

Удачные цели:

Повысить продажи в текущем месяце на 25%.

Убедить слушателей сдавать батарейки и использованные аккумуляторы в специально отведенные места, а не выбрасывать в мусорные контейнеры.

Повысить коэффициент вакцинации среди сотрудников компании на 10%.

В первом случае это абстрактные неконкретные цели. Их нельзя потрогать и определить. Во втором случае точно известно, что именно ты хочешь получить. Таких целей проще добиться, а также их легче измерить.

3. Составить структуру

После постановки целей нужно продумать, как их добиться. Для этого и нужно продумать структуру материала. Лучше опираться на базу: зацепить, рассказать и подытожить.

1. Проинформируй слушателя о теме выступления

В идеале уже со слайда в самом начале зритель должен понять, о чем сейчас будет идти речь. Какие бы креативные идеи ни были у тебя в голове, на самом первом слайде лучше руководствоваться минимализмом. Например, «Как тратить деньги, чтобы на все хватало».

Также есть унифицированная форма титульного листа. Она будет отличаться в зависимости от того, кто и для какого мероприятия подготавливает презентацию. Например, курсовые и дипломные работы должны соответствовать ГОСТу, поэтому образец лучше искать, отталкиваясь от этих правил.

Для организации на титульном листе часто указывают название компании, тему, ФИО спикера и контактные данные, с кем можно связаться по всем возникшим вопросам.

2. Пробуди интерес аудитории

Для этого можно использовать цепляющий заголовок, который расскажет, какую выгоду от сегодняшнего выступления получит зритель. Пример: «Научись откладывать, не экономя на себе» или «90 человек из 100 не в курсе, куда тратят минимум 30% от своей зарплаты».

3. Тезис

После того, как внимание будет поймано, нужно расположить основную мысль всей презентации. «Экономить без ущемления собственных желаний реально».

4. Антитезис

Обязательно покажи ситуацию с другой стороны. Таким образом ты продемонстрируешь аудитории, что понимаешь ее проблемы, и что их наличие — нормально. Это вызывает доверие, что очень важно для любого спикера. «В современных реалиях, когда вокруг столько рекламы, очень непросто. Но даже если вы сорвались и потратили лишнее, не отчаивайтесь — просто продолжайте там, где остановились».

5. Заключение

В конце презентации обязательно подытожь сказанное. Современная публика ленива, поэтому заставлять ее самостоятельно систематизировать только что полученную информацию — не самая лучшая идея. Выводы должны быть краткими и убедительными.

Например, если это защита проекта по учебе, то важно убедить слушателей, что ты полностью владеешь материалом. Если ты презентовал продукт или услугу с целью увеличения процента продаж, к концу выступления зрители должны понимать, зачем им это нужно. Резюмируя свою речь, оставь немного времени для вопросов.

6. Правильный расчет времени

В идеале на один слайд у тебя должна уходить одна минута презентации. И тут либо отталкивайся от выделенного тебе временного отрезка (если его нельзя поменять), либо выделяй время в зависимости от количества слайдов.

4. Выбрать контент

После того, как подготовительная работа будет проведена, можно переходить непосредственно к поиску контента.

Найди баланс текстовой и визуальной информации

Здесь на помощь приходит чередование слайдов. Если выступать с презентацией, где 90% слайдов — текст, это быстро утомит. Не стоит кидаться и в обратную крайность: слишком много визуального контента негативно повлияет на восприятие.

Не пиши длинные сложные предложения

Здесь действует известное правило «краткость — сестра таланта». Каждое слово на твоем слайде должно быть наполнено смыслом. Если никакой смысловой нагрузки оно не несет, смело выкидывай.

Тщательный отбор изображений

Это очень важный этап создания любого слайд-шоу. Во-первых, нельзя одно изображение скачать из открытого доступа в поисковике, другое — нарисовать самому, третье сформировать программой для скриншотов. Даже непрофессионалу бросается контраст в глаза, а сама презентация будет выглядеть очень дешево. Старайся, чтобы все изображения в твоем проекте имели единый источник, например, личные фотографии.

Не скачивай картинки низкого качества — пиксели будут видны на большом экране

Лучше в принципе не загружай картинки из поисковых систем. Для поиска воспользуйся платными или бесплатными стоками изображений.

Если ты используешь графики или диаграммы (очень хороший способ разбавить текстовые слайды), не составляй их слишком подробно

Дело в том, что шрифт там обычно мелкий, и зрителям будет просто не видно текста и цифр. Лаконичность тут также важна, как и в случае с текстом. Фон лучше использовать белый.

5. Оформить и собрать презентацию

После того, как цели, идеи, темы и контент будут сгенерированы, можно приступать к финальному этапу — созданию самой презентации. Перед тем, как поэтапно объяснить, как это сделать, поговорим о некоторых особенностях оформления.

Шрифты

Не меняй шрифт от слайда к слайду. В идеале вся презентация должна быть оформлена одним шрифтом, простой используй разные размеры в зависимости от того, основной это текст или заголовок. Не пиши шрифтами с засечками. Красивые и необычные тоже не подходят — они плохо читаемы. Лучше выбрать что-то стандартное — Arial и Arial Narrow, Calibri, Roboto, Helvetica, Open Sans. Печатай крупным размером — зрители не должны напрягаться.

Не используй слишком обширную палитру цветов, делая дизайн своей презентации

В идеале выбрать 1–2 основных цвета. Если это презентация для компании, возьми корпоративные цвета. Также можно воспользоваться сервисами по подбору оттенков, например latuicolors.com.

Используй списки — маркированные или нумерованные

Они легче воспринимаются.

Все слайды презентации должны сочетаться друг с другом

Выполняй дизайн в едином стиле. Можно сделать несколько шаблонов с текстом, изображением, диаграммой и графиками, и далее просто меняй содержание, оставляя «скелет» прежним.

А теперь поговорим о пошаговом алгоритме создания презентаций. Помни, на компьютере или на ноутбуке со слайдами работать легче, поэтому не стоит пытаться сделать презентацию на телефоне. Есть разные программы, которые можно использовать: Microsoft PowerPoint, Google Slides, Canva, Crello, Tilda, Impress и другие.

Одна из самых простых программ для новичков, где есть много готовых шаблонов — PowerPoint. Именно на ее примере мы и разберем, как составить свое слайд-шоу.

Главное, не перепутай её с MS Word, поскольку такого варианта, как сделать презентацию в Ворд, попросту нет (это чисто текстовый редактор).

Итак, для начала открой PowerPoint — одну из базовых майкрософт-программ. Кликни по кнопке «Пустая презентация», и ты начнешь создавать проект с нуля.

Чтобы выбрать один из готовых шаблонов, пройди по пути Файл/Создать/Образцы шаблонов. Если нажать вместо шаблонов «Темы», то тебе будет предложено несколько тем, которые будут сохраняться во всем документе. Темы также можно поменять во вкладке «Дизайн».

Чтобы увеличить количество слайдов (так как в презентации их явно больше одного), на главной странице нажми кнопку «Создать слайд» и выбери необходимый тебе вариант.

Компоновку любого листа презентации можно изменить в процессе работы. Для этого просто выбери нужную тебе страницу, затем проделай те же действия. Также можно действовать через кнопку «Макет», как указано ниже на изображении. Еще один способ добавить слайд — нажать сочетание клавиш Ctrl + M.

Какое количество слайдов в твоей презентации в данный момент можно увидеть на панеле с левой стороны. Страницы можно менять местами, зажав клавишу мыши и перетаскивая с одного места на другое.

Обрати внимание, что у каждой темы можно выбрать разные цвета (смотри картинку ниже).

Дополнительно PowerPoint дает возможность выбрать цвет заливки фона. Как это сделать, наглядно видно на скриншоте. Однако при выборе цветового решения, не забывай о контрасте. Одно дело, если ты распечатаешь презентацию, и совсем другое — демонстрация работы на проекторе. Тут крайне важно использовать насыщенные оттенки.

Написание текста в PowerPoint не отличается от Word. Просто выбирай слайд, наводи курсор в нужный фрагмент листа и печатай. Можно менять шрифты, в том числе размеры на свое усмотрение. Также, как и Microsoft Word, PowerPoint подчеркивает грубые ошибки и предлагает варианты замены, но все же лучше проверять текст отдельно.

Напечатанный текст можно развернуть, как тебе удобно, например, расположить его вертикально. Для этого выдели фрагмент, который хочешь повернуть, и у тебя появится в его верхней части зеленый кружок. Наведи на него мышку, зажми и поворачивай.

Помимо текста, ты можешь вставить картинки, аудиофайлы, например, любимую музыку, и даже целые видеоролики. Чтобы добавить рисунок, нажми «Вставка», затем «Рисунок» и выбери с компьютера нужный файл. Затем подкорректируй размер изображения при помощи мышки.

Добавить аудио- или видеофайл можно аналогичным способом. Просто вместо «Рисунок» выбери «Видео» или «Звук». Настраивать громкость видео можно при помощи специальных кнопок, которые появляются под ним после размещения.

Добавление диаграммы происходит также через раздел «Вставка». Только нужно выбрать диаграммы. Далее выбери любой из предложенных вариантов отображения, заполни таблицу с данными и сформируй диаграмму на слайд. Размеры можно корректировать, как и с любым другим изображением.

Если требуется, можно составить таблицу. Ее можно создать прямо в программе или загрузить из Excel. Делается через Вставка/Таблица. Принцип составления тот же, что и в Ворде — выбираешь количество строк и столбцов, заполняешь, регулируешь ширину и высоту, выравниваешь текст.

На верхней панели есть такие вкладки как «Переходы» и «Анимация». Эти эффекты далеко не всегда уместны, особенно на деловой встрече. Но лучше знать сразу, где они расположены.

Переходы — это то, как последующий слайд будет появляться после предыдущего. Анимация — примерно то же самое, но применяется не к отдельному листу, а к целому блоку. Его ты выбираешь самостоятельно.

После того, как все будет готово, перейди во вкладку «Показ слайдов» и нажми «Сначала». Внимательно пересмотри всю презентацию, проверь корректное отображение всех элементов, а также текст на ошибки. В идеале настрой время показа слайдов в той же вкладке и отрепетируй свое выступление.

Вуаля! Вот мы с тобой и разобрались, как сделать презентацию в PowerPoint.

Заключение

Как видишь, ничего особо сложного нет.

Более того, отныне ты знаешь, как правильно сделать презентацию, какая бы цель перед ней ни стояла. А потренировавшись совсем немного и применив все лайфхаки, очень скоро можно стать настоящим профессионалом в этом деле.

Желаю тебе успехов!

Комментарии (0)