шаблонные фразы для деловой переписки
Алекс Цельный

Шаблонные фразы для деловой переписки на русском и английском

Что важнее всего в деловой переписке? Элементарно, Ватсон: ясность мысли и уместная форма её донесения! Именно поэтому письменное общение с партнёрами и контрагентами во многом состоит из клише и устойчивых прижившихся выражений. Но так ли плохо использовать шаблонные фразы для деловой переписки?

Скорее, удобно — не нужно лишний раз придумывать что-то новое, тем более, когда на счету каждая минута.

Однако важно правильно и к месту употреблять стандартные фразы для деловой переписки.

Кроме того, есть разница: кто-то осваивает навык делового письма очень и очень быстро. Для кого-то же написать обычный email — это до сих пор архисложная задача.

В этом случае можно воспользоваться шаблонами, которые составлены в этой статье: обороты и приёмы к твоим услугам.

А ещё тебя ждёт подарок, если дочитаешь статью до конца 😉

Содержание статьи:

Общие правила деловой переписки

Когда речь заходит об этикете деловой переписки, то есть определённые правила, которых нужно придерживаться, ведя общение по электронной почте, через мессенджеры или любым иным способом.

В первую очередь, нужно понимать, что любое отправленное письмо становится своего рода документом, поэтому нужно ответственно подбирать слова и выражения. Правильное письмо партнеру составляется в официально-деловом стиле, просторечные выражения и разговорная лексика исключена. Что еще рекомендуется согласно правилам деловой этики?

Адресность

К адресату письма нужно обращаться лично по имени отчеству. Если ты не знаешь, как зовут человека, это нужно выяснить.

Так, отправлять запрос в отдел продаж нужно на имя руководителя, а не просто «в отдел продаж». Не стоит писать «Дорогой Игорь Иванович, здравствуйте!» или «Уважаемый Марчуков И. А.» — в приветствии нужно опустить инициалы и эмоционально-окрашенные слова. Самым оптимальным будет «Добрый день, Игорь Иванович!» или «Уважаемый Игорь Иванович!».

Следование типовым требованиям оформления документации

Они говорят, что обращаться к адресату можно тремя способами:

  • от первого лица во множественном числе «рекомендуем вам»;
  • от первого лица в единственном числе «рекомендую вам»;
  • от третьего лица в единственном числе «компания просит вас».

Обращения на «ты» недопустимы.

Краткость

Никаких витиеватых фраз и длинных оборотов, минимум эпитетов, эмоций, вводных фраз, причастий и других средств выразительности русского языка — писать нужно кратко. Предложения должны быть понятными. Для сокращения объема текста можно использовать готовые клише. Типовой шаблон для написания всегда можно скачать из интернета.

Точность

общие правила фраз деловой переписки

Все, что ты написал в деловом письме, должно иметь только одно значение — никаких двойных трактовок или намеков. Нужно писать так, чтобы после прочтения письма у получателя не осталось вопросов.

Если ты понимаешь, что адресат может не знать значение какого-то термина, замени его. Пусть это будет длиннее, но понятнее.

Универсальные фразы и выражения

Я подготовил для тебя список выражений и шаблонные фразы для деловой переписки на русском языке, которые можно употреблять в служебных письмах.

Для удобства сгруппировал их по разделам. Многие из них пригодятся для ведения переговоров, а также при оформлении резюме.

Объяснение причины

  • По причине отсутствия нужных документов…
  • Ввиду задержки оплаты…
  • Учитывая, что продажи снизились, наш специалист по СММ предлагает…
  • Вследствие изменения объема заказов…
  • Ввиду несоответствия счета и счет-фактуры…

Когда необходимо на что-то сослаться

  • Согласно Вашей просьбе, подготовка к отгрузке началась…
  • В продолжение нашего диалога…
  • На основании устной договоренности…
  • Согласно внутренним нормативам компании…
  • В ответ на запрос, полученный от Вашей организации, сообщаем, что бронирование…

Как обозначить цель письма

  • И для скорейшего решения вопроса…
  • В целях избежания ошибок в документации…
  • Для ускорения расследования…
  • Чтобы составить план дальнейших действий…
  • Во избежание недопонимания с работодателем…

Извещение

  • Доводим до Вашего сведения…
  • Пишу, чтобы подтвердить наличие…
  • Ставим Вас в известность, что руководством было принято…
  • Сообщаем, что задержка ответа связана с…
  • Позвольте сказать, что…

Объяснение мотива

  • В соответствии с выбранной моделью поведения…
  • В целях увеличения объема продаж…
  • В порядке оказания информационных услуг…
  • В подтверждения устной договоренности…
  • В связи с полученными данными…

Просьба

  • Прошу сообщить нам…
  • Просим Вас принять к сведению…
  • В дополнение ко всему прочему прошу…
  • Прошу принять меры в отношении…
  • Я был бы Вам благодарен, если…

Благодарность

  • Пользуясь случаем, хотим выразить Вам благодарность…
  • Спасибо за оперативный ответ!
  • Благодарим Вас за сообщение о…
  • Мы признательны Вам за…
  • Благодарим за большой вклад, который Ваша фирма…

Извинение, сожаление

  • Хочу принести самые искренние извинения от лица компании…
  • Мы искренне сожалеем, что поводом обращение в компанию стала столь неприятная ситуация…
  • К большому сожалению, вынужден сообщить, что…
  • Прошу прощения за задержку ответа.
  • Примите наши самые искренние извинения за…

Выражение надежды

  • Мы надеемся, Вы понимаете…
  • Мы рассчитываем услышать от Вас характерные…
  • Я искренне надеюсь, Вы сможете…
  • Я очень жду Ваше предложение, и рассчитываю получить его…
  • Мы уверены, Вы сделаете все возможное…
универсальные фразы деловой переписки

Выражение удовлетворения

  • Мы рады направить Вам…
  • С удовольствием готов Вам предложить формулу успеха для…
  • Мы очень рады, что Ваша компания приняла решение…
  • Мы рады сообщить, что можем…
  • Нам было приятно получить от Вас…

Выражение неудовлетворения

  • Это может потянуть за собой расторжение договора.
  • К сожалению, выраженная Вами позиция нам не близка.
  • Это может вызвать определенные трудности.
  • К сожалению, мы так и не получили от Вас ответа.
  • Я не могу понять, почему Вы не предупредили о задержке заранее.

Подтверждение и предложение

  • Настоящим письмом подтверждаем…
  • Мы можем Вам рекомендовать…
  • Подтверждаем получение от Вас формы заявления…
  • Мы можем предложить Вам следующие условия…
  • В подтверждении устной договоренности…

Отказ от предложения

  • К сожалению, мы вынуждены Вам отказать, потому что…
  • Ваш запрос не может быть исполнен по причине…
  • Подготовленный проект не может быть утвержден по следующим причинам…

Вопросы и уточнения

  • Правильно ли я понял, что…
  • Мы будем крайне благодарны, если Вы сможете дать определение…
  • Хотим уточнить, можете ли Вы потом…
  • Вы очень выручите меня, если направите…
  • Можно ли как-то решить этот вопрос?
  • Может ли это характеризоваться как…

Предложение, обещание

  • Мы сделаем все возможное, чтобы вопрос был решен как можно скорее.
  • Если у Вас сохраняются вопросы, пожалуйста, свяжитесь со мной любым удобным Вам способом.
  • Мы рады предложить Вам…
  • Если Вам нужно что-то еще, прошу сообщить нам об этом.
  • Можете быть уверены, наша компания…
  • Высылаем Вам образец…

Приглашение

  • Приглашаем Вас принять участие в торжественном мероприятии, которое состоится…
  • Приглашаем Вас присоединиться к читательской встрече…
  • Просим Вас принять участие…

Напоминание

  • Хотелось бы Вам напомнить…
  • Напоминаем, что в соответствии с договором…
  • Согласно договору от 05.08.2021 Вы должны…
  • Напоминаем, что по достигнутой договоренности…
  • Напоминаем о необходимости внести оплату до…

Гарантии

  • Своевременную оплату счетов гарантируем.
  • С нашей стороны мы обязуемся…
  • Отсутствие задолженности гарантируем.
  • Мы гарантируем не менее Х заказов каждую неделю.
  • Гарантируем своевременное выполнение заказа.

Выражение своей позиции

  • Нарушение сроков может привести к…
  • Возражений против вашей позиции не имеем.
  • Наши обращения по данному вопросу никак не изменили ситуацию.
  • Мы не можем доставить товар ранее указанного срока, потому что…
  • Задержка оплаты может негативно сказаться на дальнейшем сотрудничестве.

Заключительная фраза

  • Надеемся на дальнейшее сотрудничество.
  • С наилучшими пожеланиями…
  • Благодарим за уделенное время!
  • Будем признательны за оперативный ответ!
  • С уважением…

Фразы для электронного письма

шаблонные фразы для деловой переписки по имейл

Для начала рассмотрим структуру делового электронного письма. Любой email состоит из:

  • темы письма;
  • тела письма.

Тема письма — это своеобразный заголовок, выжимка из главных мыслей письма. Она должна отражать то, о чем пойдет речь в письме.

Тему можно полностью или частично менять, если не оговорено обратное. «Фиксированная» тема может быть обусловлена тем, что организация очень большая, и при изменении или удалении темы будет сложно найти письмо по поиску.

В теме также могут присутствовать различные обозначения, например, номера контрактов, заказов, спецификаций, идентификационные номера сотрудников и т.д.

Тело письма состоит из обращения, основной части, подписи.

Это деление справедливо как для общения на русском, так и на других языках.

А вот, собственно, и шаблонные фразы делового письма.

Обращение

В обращении очень важно указать имя собеседника, например:

Добрый день, Анастасия!

Добрый день, Елизавета Петровна! (Так, если нет уверенности в субординации, или известно, что собеседник так желает.)

Можно указать «Доброго времени суток» — если нет уверенности, когда адресат прочитает письмо, или, у адресата разные часовые пояса. Но злоупотреблять этой фразой не стоит — это громоздкая конструкция, которая загружает.

Четкое указание на время суток, например, «Доброе утро, Анастасия» допустимо, но лучше все-таки придерживаться стандарта.

Некорректно:

«Утро доброе!» — это может быть воспринято как панибратство в переписке.

Приведу еще несколько примеров обращения к адресату:

  • Здравствуйте, коллеги!
  • Уважаемый Имя Отчество!
  • Уважемые коллеги!

Основная часть

В основной части письма важно дать понять собеседнику, с какой целью написано это письмо.

ВАЖНО! Желательно, при общении с собеседником на «Вы», всегда писать это местоимение с большой буквы. Например: «Ждем ответа от Вас».

Примеры фраз:

  • Позвольте проинформировать Вас о задолженности, образовавшейся по договору №…
  • Прошу рассмотреть возможность сотрудничества с…
  • Довожу до Вашего сведения, что…
  • Хочу (хотим) сообщить Вам…
  • Спешу (спешим) сообщить Вам о новых…
  • Обращаемся к Вам с просьбой…
  • Информирую Вас о…
  • Рады сообщить, что…
  • Требуется согласование касательно…
  • В связи с…
  • Вынуждены сообщить… (при проблеме)
  • Настоящим извещаем о…
  • Прошу Вас рассмотреть возможность…
  • Считаю необходимым сообщить Вам…
  • Просим Вас направить к нам…
  • Предлагаю Вам перейти к обсуждению этого вопроса…
  • Рад сообщить, что наша компания подготовила для Вас…
  • Предлагаем Вам уникальную возможность…
  • Прошу Вас рассмотреть возможность…
  • Хочу обсудить с Вами условия…
  • Спешу поблагодарить Вас за оперативное решение вопроса.

Можно описать предысторию и поблагодарить, например:

  • Благодарим Вас за предоставление документов! На данный момент не хватает следующих данных…
  • Мы общались с Вами сегодня утром, и на основании данного разговора…
  • Мы обсуждали с Вами условия сотрудничества, и решили перенести переговоры на…
  • Резюмируя наш диалог…
  • Мы искренне рады, что Вы воспользовались услугами нашей компании!
шаблонные фразы для основной части деловой переписки по имейл

Далее необходимо описать более конкретные предлагаемые действия: предложения, приказы, просьбы. В них должен быть заключен основной смысл.

Например:

  • Просим Вас в кратчайшие сроки погасить задолженность…
  • Прошу отправить скан-копии следующих документов…
  • В случае неоплаты до ДД.ММ.ГГГГ, будем вынуждены применить штрафные санкции, согласно пункту №… Договора №…
  • Просим Вас принять решение…
  • Согласно нашей устной договоренности прошу направить актуальный прайс-лист ответом на это письмо.
  • Прошу Вас оказать содействие…
  • В связи с последней информацией прошу подготовить коммерческое предложение для наших клиентов в кратчайшие сроки.
  • Благодарю за помощь в решении вопроса! Я подготовил для Вас все необходимые данные, и прошу Вас оформить их согласно законодательству.

Можно добавить нотку человечности:

  • К сожалению, в случае неисполнения с Вашей стороны пунктов Договора №…, будем вынуждены…
  • Мы благодарны за предоставленные Вами данные, и просим…

Подпись

Подпись в электронном письме — это своеобразная визитная карточка.

Не стоит сокращать или писать только инициалы. Вероятно, адресат письма захочет перезвонить — в этом случае, у него должна быть соответствующая информация.

Телефон лучше писать сразу в международном формате, начиная с + (код страны) (код города) (номер).

Многие предприниматели могут позвонить прямо с мобильного телефона, открыв рабочую почту на нём же. Это удобно. Когда телефон скрыт или написан без кода города/страны, то приходится всё вбивать вручную, а это уже не очень комфортно.

Кроме того, в подписи нужно указать должность. Это избавит от многих вопросов, касающихся полномочий и компетенций.

Приведу несколько примеров подписи.

С наилучшими пожеланиями,

Светлана Подугольникова, менеджер отдела закупок.

Контактный телефон +7ХХХХХХХХХХ

E-mail _________

Искренне Ваша,

С наилучшими пожеланиями,

Светлана Подугольникова, менеджер отдела закупок.

Контактный телефон +7ХХХХХХХХХХ

E-mail _________

Благодарю за уделенное время!

Светлана Подугольникова, менеджер отдела закупок.

E-mail _________________________

Контактный телефон +7ХХХХХХХХХХ

Сайт ______________________

Мы в соцсетях ______________

Синонимы

В деловой переписке не обойтись без синонимов, то есть слов со схожим понятием. Их основная цель — сделать текст более естественным и живым. К тому же слишком частое употребление одного и того же слова неприятно слуху.

Сравни два отрезка текста — какой, на твой взгляд, лучше звучит?

В прошлом месяце мы купили у Вас 2 тонны песка. Руководство компании оказалось довольно покупкой, поэтому в этом месяце мы хотим купить у Вас еще 3 тонны песка. И если эта покупка нас устроит, мы хотим заключить договор на регулярные поставки песка.

Сразу прокомментирую: здесь слова «купить» и «песок» употребляются слишком часто. Попробуй заменить их синонимами. Например, так:

25.08.2021 мы купили у Вас 2 тонны песка. Качество продукции нас полностью устроило, и мы хотим оформить новый заказ — в этот раз на 3 тонны. Если все пройдет хорошо, мы готовы рассмотреть условия сотрудничества с Вами на постоянной основе.

синонимы для шаблонных фраз в деловой переписке

Вот ещё несколько примеров синонимов слов именно в контексте деловой лексики:

  • Просить — пожалуйста, будьте любезны, будем рады, хотелось бы попросить, мы надеемся, обращаюсь к Вам с просьбой.
  • Сообщать — доводить до сведения, держать в курсе, говорить, рассказывать, показывать, уведомлять, объявлять, писать.
  • Заключать договор — согласовать договор, подписать договор, заключить контракт, заключать соглашение, достигнуть соглашения, скрепить договоренность печатями.

Фразы для переписки в мессенджерах и чатах

Многие сервисы давно перешли на чаты и электронные мессенджеры. Это удобно как для сотрудников, так и для клиентов. Отличием общения с электронным письмом является то, что, скорее всего, общение происходит в реальном времени.

Клиент, видя чат технической поддержки на сайте, хочет получить мгновенный ответ, и не готов ждать несколько часов, как, например, допустимо для формата общения по электронной почте.

Нижеперечисленные фразы помогут сотрудникам клиентской и технической поддержки сориентироваться в переписке.

Часто в чатах необходимо оставить свое имя, для продолжения беседы. Имя, которое оставил клиент, очень важно. Именно с обращения нужно начинать разбирать тикет (запрос из чатов).

Кроме того, здесь будет более уместно уточнять время суток: «Добрый день, Иван.», «Добрый вечер, Иван.», и даже «Доброй ночи, Иван.», если чат — круглосуточный.

Если вопрос можно решить оперативно, например, подобрать тот или иной товар, и рабочее время сотрудника это предполагает, то следует использовать уточняющие фразы и вопросы:

  • Уточните, пожалуйста, для каких целей подбираете…
  • Для грамотного подбора, мне необходима следующая информация…
  • Могли бы Вы уточнить…
  • Для решения вопроса мне потребуется дополнительная информация.
  • Я сейчас ознакомлюсь с данными и вернусь к Вам буквально через две минуты.
  • Мы сделаем все возможное для решения Вашего вопроса.
  • Я свяжусь сейчас с соответствующим подразделением компании и сразу Вам перезвоню. По какому номеру Вам будет удобно ответить на звонок?
  • Не могли бы Вы прислать мне скриншот экрана?

В мессенджерах правила особенно не отличаются. Важно отвечать быстро (в указанное рабочее время), по существу. Однако мессенджер — это более краткое общение. Если требуется переслать какие-то громоздкие (по мегабайтам) документы, то лучше перевести с клиентом общение в электронную почту, спросив его email.

Предпринимателям

шаблонные фразы для деловой переписки в мессенджерах

Тем, кто обращается в чаты компаний, представляя не физическое, а юридическое лицо, следует «держать марку», т.к. по одному сотруднику порой могут судить о целой компании, отрасли бизнеса.

Важно поздороваться, кратко описать проблему и решение, которое ожидается от взаимодействия с сотрудником чата.

Приведу пример:

Добрый день!

Прошу проверить качество связи по адресу г. Воронеж, ул. Карельская, д. 3 стр. 5. С 22.09.2021 примерно с 14:00 сигнал полностью отсутствует. Это затрудняет работу нашей компании.

По всем вопросам, а также по решению данной ситуации Вы можете связаться со мной по телефону +7ХХХХХХХХХХ.

С уважением,

Бальева Марина,

менеджер по работе с персоналом компании «Аланком».

E-mail ________________________

Клише, которых лучше избегать

За десятилетия в русском письменном деловом языке сформировались устойчивые выражения, клише, которые многим «режут слух».

Думаю, тебе они знакомы.

Например, «Я Вас услышал». Это выражение, возможно, и было популярно в начале 2000-х, когда сервис во всех сферах не был на столь высоком уровне. Сейчас же эта фраза предполагает свое прямое значение — да, пожелания клиента услышаны. Но она не предполагает конкретных действий. Т.е. можно слышать, но не слушать.

Лучше заменить на «Информацию получили», или «Информацию приняли».

В общем, не бойся шаблонов фраз для деловых писем, а бойся банальностей среди них.

Полезные фразы и выражения на английском

Может возникнуть такая ситуация, когда потребуется написать деловое письмо на английском. Не бойся использовать унифицированные образцы — это поможет избежать ошибок.

К тому же, многие иностранцы иначе смотрят на деловую переписку, и любое отклонение от шаблона для них является странным.

Характерной чертой делового иностранного письма является четкая структура:

  1. Приветствие.
  2. Вступление.
  3. Основная часть.
  4. Заключение.
  5. Прощание.

Используй при написании этот алгоритм. И давай разберем типовые фразы для каждого раздела.

Приветствие

Письмо должно начинаться с приветствия. Не нужно изобретать велосипед. Гораздо лучше написать стандартное приветствие, которое будет уместно в конкретной ситуации.

  • Dear Sir/Madam — уважаемый/уважаемая.
  • Dear Mr/Ms — уважаемый мистер/уважаемая мисс.

После обращения можно указать фамилию адресата.

Чуть меньшей формальностью характеризуются фразы:

  • Good morning — доброе утро.
  • Good afternoon — добрый день.
  • Good evening — добрый вечер.

Чтобы показать свое почтение, можно соединить стандартное приветствие «dear» и фамилию. При обращении к женщине, когда не знаете, замужем она или нет, пишите «Mrs», то есть «мисс».

В случае, если не понятно, где имя, где фамилия, используй и то, и то.

К группе лиц можно обратиться следующим образом:

  • Dear all — дорогие коллеги;
  • Dear colleagues — дорогие коллеги;
  • Dear partners — дорогие партнеры.

Не используй восклицательные знаки, чтобы письмо не получилось слишком эмоциональным.

И помни, что выражение «To whom it may concern» давно устарело. Лучше замени его на «Dear Victoria Team», что переводится как «Дорогая команда Victoria».

полезные шаблонные фразы для деловой переписки на английском

Вступление

Между приветствием и основной частью должно быть вступление. Здесь ты можешь напомнить, когда вы общались или встречались ранее. Например:

I am Olga Haustova from HiTake. We have met at the book event last month. — Это Ольга Хаустова из HiTake. Мы пересеклись на презентации книги в прошлом месяце.

Если вы ранее уже общались посредством писем, можешь это указать:

шаблонные фразы деловой переписки на английском для вступления

Если вы с адресатом виделись или разговаривали по телефону, это также можно обозначить.

шаблонные фразы деловой переписки на английском упоминания о контакте

Основная часть

Далее можно смело переходить к тому, ради чего это письмо и было направлено.

шаблонные фразы деловой переписки на английском для основной части

Если нужно проинформировать иностранного партнера или коллегу о чем-либо, можешь использовать следующие шаблонные фразы.

шаблонные фразы деловой переписки на английском для информирования

Когда у собеседника необходимо что-то узнать или запросить, используй эти фразы и выражения.

шаблонные фразы деловой переписки на английском для запроса

Если ты хочешь договориться о планах, возможно, тебе подойдут эти шаблоны.

шаблонные фразы деловой переписки на английском, чтоб договориться о встрече

Если что-то осталось для тебя непонятным, обязательно уточни это. Иностранцы лояльно относятся к вопросам. Согласись, лучше переспросить чем допустить ошибку.

шаблонные фразы деловой переписки на английском, что задать вопрос

Если приходится отказать, используй что-то из этих вариантов.

шаблонные фразы деловой переписки на английском для отказа

Обязательно поясни, почему компания вынуждена отказать. Например, можно написать такую фразу:

шаблоння фраза деловой переписки на английском с причиной отказа

Для извинений можно использовать одну из стандартных фраз:

шаблонные фразы деловой переписки на английском для извинений

Эти фразы помогут указать, что к письму прикреплен файл.

шаблонные фразы деловой переписки на английском для указания на файл

Переход к прощанию

Покажи собеседнику, что ты и/или твоя компания всегда рады помочь.

шаблонные фразы деловой переписки на английском для перехода к прощанию

Прощание

Финальная часть делового письма. Нельзя просто написать «Good Bye» — это невежливо.

шаблонные фразы деловой переписки на английском для прощания

Заключение

Вот мы с тобой и разобрали столь обширную тему как язык деловой переписки. Надеюсь, что после этой статьи ты сможешь свободно и легко общаться с коллегами, решать сложные вопросы с контрагентами и договариваться с партнёрами.

Всё-таки ведение деловой переписки не такая уж и простая задача, как кажется.

А ещё держи обещанный подарок: мини-руководство «‎5 рецептов цепляющих заголовков»скачать бесплатно. Используй его, чтобы делать максимально привлекательные и кликабельные рекламные объявления, рассылки и статьи!

Успехов в карьере и труде 😉

Комментарии (0)

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *