Таск-менеджер для команды: каким бывает, как его выбрать и подборка лучших
Каждый руководитель компании стремиться к автоматизации рабочих процессов — упрощению. 2022 год дает возможности, инструменты и способы реализации таких действий. Один из таких инструментов — это таск менеджеры или менеджеры задач. Эта вещь совершенно незаменима для структурированной работы, когда получить доступ к любой информации можно не выходя из рабочего пространства.
В этой статье пойдет речь о менеджере задач, что это такое, какие они бывают, зачем нужны, как правильно его выбрать. А также разберм пять самых популярных таск-менеджеров.
Содержание статьи:
Что такое таск-менеджер
Таск-менеджер — это программное обеспечение, которое упрощает работу и структурирует задачи по заданным критериям. Он позволяет независимо оценивать эффективность выполненной работы — достаточно поставить задачу для целой команды и проконтролировать процесс.
Кому и когда он нужен
Менеджмент и организация сразу нескольких групп для работы над одним проектом требует серьезного подхода в области управления и разделения задач.
Конечно, когда группа состоит из пары человек, можно ограничиться электронной почтой или мессенджером, но обойтись без таск-менеджера для целой команды невозможно. Кто-то обязательно что-то неправильно поймет, кто-то забудет или сыграет другой человеческий фактор.
Когда все задачи объединены на одном виртуальном столе, работать намного проще и эффективнее. Например, есть SMMщик, который должен приступить к выполнению задачи, когда дизайнер подготовит необходимые креативы. Оба специалиста могут коммуницировать между собой во время работы, а также вносить правки — и это меньшие прелести таск-менеджеров.
Стандартный функционал
Каждый сервис предлагает свой уникальный функционал, однако можно посмотреть на большинство популярных таск менеджеров, чтобы рассмотреть их основной функционал.
Основная рабочая область
Здесь расположены карточки с задачами, категории и заметки.
Панель инструментов
С помощью ней можно создать новую карточку, проект или воспользоваться любым другим действием. Обычно там можно расположены самые часто используемые инструменты, а остальные скрыты в дополнительных вкладках.
Вкладка с последними обновлениями
В ней указано кто, когда и что изменил. Некоторые сервисы предлагают бэкапы данных, чтобы можно было все восстановить в случае ошибки.
Поисковая строка
Поиск возможен по названию проекта, части текста в карточке, имени пользователя.
Файловый менеджер
Здесь можно оставить общие файлы для ознакомления всеми участниками.
Общие и локальные чаты
Обычно менеджеры задач включает в себя один общий чат для всей команды, и локальные чаты для каждого проекта. Это необходимо, чтобы не мешать работать другим участникам команды.
Помимо этих стандартных функций, есть банальные возможности писать, рисовать, прикладывать материалы и другие особенности обычных редакторов.
Но это не главный смысл таск-менеджеров, ведь еще можно интегрировать сторонние нужные сервисы, включать плагины и делать на их основе полноценную рабочую область, которая сможет отслеживать и анализировать любые действия команды.
Виды
Современные сервисы можно разделить на две группы: первые работают и хранят все данные на облаке, а вторые можно устанавливать на свой сервер. Заранее трудно сказать, какой вариант будет лучше, поскольку все зависит от целей.
Например, чтобы не бояться за безопасность конфиденциальных данных компаний, лучше установить таск-менеджер на свой собственный сервер.
Облачные
Как уже было сказано, этот тип хранит все данные на своих серверах. Главное преимущество такого подхода — это возможность синхронизации всех данных путем простого подключения нового девайса.
Такие менеджеры могут работать онлайн из любого браузера (будь то Chrome или любой другой популярный). Все они достаточно лёгкие и быстрые, поэтому подойдут даже для запуска и работы в них на маленьком ноутбуке.
На своём сервере
Для работы с полностью конфиденциальным таск-менеджером, придется арендовать сервер или запускать на своей машине. Такой вид не особо популярен, особенно среди начинающих команд, но все еще имеет право на существование.
Как выбрать
Каждый инструмент командного планирования имеет свои собственные особенности.
Однако у всех таск менеджеров присутствует стандартный набор функций, от которых необходимо отталкиваться при выборе в первую очередь.
Простой интерфейс
Такой, с которым сможет разобраться даже человек, не использующий компьютер в повседневной жизни. Расположение инструментов логически продумано, а интерфейс интуитивно понятен.
Встроенный тайм-трекер
Любой хороший таск-менеджер, как правило, имеет опцию учета времени. Она позволяет не только планировать задачи на конкретные даты, но и оценивать количество времени, которое потребовалось для решения того или иного вопроса.
Также это полезно для компаний, практикующих почасовую оплату труда.
Визуализация отчетности
Эта функция позволит оценивать информацию в доступной для человека форме, осуществлять подсчет ключевых показателей, а также прогнозировать загруженность специалистов на конкретные промежутки времени.
Например, можно визуализировать рабочее время конкретного сотрудника за месяц используя диаграмму.
Техническая поддержка
Большинство таск-менеджеров позволяют интегрировать сторонние плагины и системы в основной функционал. Однако достаточно часто они могут требовать помощи в настройке, здесь как раз и понадобится помощь агентов поддержки. Лучше проверить их существование и среднее время ответа на вопрос.
Мультиплатформенность
Ситуация, когда под рукой нет компьютера, а в проект нужно срочно внести правки — не редкость.
Если сервис поддерживает работу на разных платформах, например Windows или телефона на Андроид, то это несомненный плюс в его сторону.
Стоимость
Многие сервисы предоставляют бесплатный тестовый доступ для работы с несколькими членами команды, а вот для работы с большим количеством пользователей придется платить. Нужно понять, соответствует ли стоимость функционалу таск-менеджера.
Но даже имея под рукой список функций, не факт, что команда не выберет альтернативный сервис. Самый лучший способ найти подходящий инструмент — это протестировать самостоятельно.
ТОП-5 таск-менеджеров
По состоянию на 2023 года существует множество различных таск-менеджеров. Однако не каждый из них способен составить конкуренцию лидерам в этой нише, и поэтому здесь представлен ТОП-5 лучших таск-менеджеров.
Asana
Один из наиболее востребованных таск менеджеров для работы с командой — это Asana. Он доступен как в виде web-версии, так и программы для компьютера.
Его популярность обусловлена простым и понятным интерфейсом и широким списком возможностей, например, интеграция с Dropbox, Microsoft Office, Google Drive и другими сервисами. Но Асана не поддерживает русский язык.
Ключевые возможности сервиса: отслеживание прогрессов и дедлайнов, наличие внутреннего файлообменника, визуализация списка задач во внутреннем календаре и распределение по приоритетам.
Также стоит отметить функцию Workload, с помощью нее можно отслеживать уровень загруженности специалистов.
Jira
Изначально проект Jira разрабатывался для создателей ПО. Однако с течением времени софт начал использоваться как планировщик задач для в более широких масштабах.
Как и большинство рассматриваемых таск-менеджеров, этот сервис предоставляет возможность интеграции дополнительных плагинов. Но его функционал слишком большой, из-за него усложняется интуитивное понимание программы.
Trello
Один из самых популярных инструментов. Своей популярности Trello обязан простой и понятной идее в виде канбан-доски. Трелло можно использовать для ведения личных и рабочих дел. Можно создавать разные доски для конкретных проектов.
Если перейти внутрь карточки, там можно увидеть дополнительную информацию по заданию и осуществить загрузку дополнительных материалов, если они требуются. Также сервис предоставляет возможность интеграций со многими приложением, например, гугл-диском.
Weeek
Weeek — это приложение с огромным множеством функций, предназначенных как для выполнения личных проектов, так и командных.
Сервис преследовал одну главную цель во время разработки — рабочий процесс должен соответствовать индивидуальным особенностям. То есть, он позволяет настроить все составляющие под себя.
Вик имеет приложения под Android, iOS, Мак. Они постоянно обновляются, получая новые возможности, особенно на iPhone.
Yandex Tracker
Это официальный сервис для совместной работы от компании Yandex. Он включает в себя весь опыт разработок Яндекса, полностью русский интерфейс, а все данные хранятся на территории Российской Федерации.
Этот таск-менеджер бесплатный для индивидуального использования, а вот для подключения дополнительные сотрудников действует тариф от 258 рублей за человека. Чем больше людей, тем меньше цена.
Читать полный обзор сервиса Yandex Tracker.
Заключение
Не стоит затягивать с переходом на платформы, которые облегчают совместную работу. Лучше выбрать один менеджер задач, протестировать, а если что-то не устроит — перейти на другой.
Использование такого инструмента особенно важно, когда все процессы происходят частично или полностью удаленно. Таск менеджер намного упростит работу в команде, даст большее понимания происходящих процессов каждому участнику и увеличит общую продуктивность.
Добавить комментарий