Письмо о смене реквизитов банка: образец и руководство по написанию

Бывают ситуации, когда по разным причинам организация закрывает счета в своём банке и переносит их в новый банк. В таком случае она обязана письменно предупредить контрагентов (поставщиков, покупателей, клиентов и партнёров) об изменении своих банковских реквизитов.

Кому и когда нужен такой документ

Давай сначала посмотрим, что относится к банковским реквизитам:

• название банка, обслуживающего компанию;
• БИК — индивидуальный код идентификации банка;
• расчётный счёт организации — через него происходят все расчёты с контрагентами.

При заключении договора стороны, помимо общих сведений о своих компаниях, в обязательном порядке предоставляют друг другу и эти данные. По ним проводятся безналичные взаимные расчёты. Помимо перевода денежных средств, эти сведения нужны для отправления важной корреспонденции.

Если предприятие меняет название, почтовый или юридический адрес, или банковские реквизиты, оно обязано поставить об этом в известность  всех контрагентов. Для этого составляют информационное письмо о смене реквизитов. Это официальный документ, довольно распространённый в деловой корреспонденции.

ВАЖНО: c 2021 года организация не должна письменно уведомлять налоговую инспекцию об изменении реквизитов. Эта обязанность перешла к банкам.

Если предприятие по разным причинам больше не будет пользоваться услугами прежнего банка, лучше заранее уведомить об этом контрагентов. Иначе могут возникнуть проблемы.

К примеру, компания открыла новый счёт в банке, но не сообщила об этом покупателю. А он оплатил её услуги по прежним реквизитам, указанным в платёжном поручении. В таком случае, покупатель будет не виноват: он произвёл оплату, и не его проблемы, что компания больше не имеет доступа к этому счёту. Он не будет нести ответственность за то, что поставщик не получил документы или денежные средства.

Составлением и отправкой таких писем обычно занимается юридический консультант или секретарь компании. Написать его может и руководитель или любой другой сотрудник, у которого есть контакты всех контрагентов и который владеет навыками ведения деловой документации.

Как правильно его составить

Образец письма о смене банковских реквизитов организации ты найдешь ниже. Пока давай остановимся на основных правилах его составления.

У этого письма нет строгого унифицированного шаблона. Его нужно писать в свободной форме, с соблюдением делового стиля. Тон должен быть сдержанным и вежливым. При его составлении необходимо придерживаться норм грамматики, орфографии и пунктуации русского языка.

Количество копий документа должно соответствовать числу контрагентов, с которыми работает организация. Каждое отправление обязательно фиксируется в журнале учёта исходящей документации, чтобы избежать претензий контрагентов по поводу даты отправки письма.

Сообщение о смене реквизитов компании состоит из следующих пунктов:

Шапка письма

Здесь сначала нужно указать данные отправителя (официальное название компании, юридический адрес и контактный телефон).

Далее пишется название организации получателя и указывается конкретный человек (должность и ФИО), к кому напрямую обращено сообщение. далее ставится дата составления и номер  внутреннего учёта документации.

Тело документа

Здесь сообщается о смене реквизитов, прописывается, какие именно данные подлежат изменению и с какой даты прежние реквизиты аннулируются.

В этом же пункте можно указать просьбы относительно новых данных в отношении прошлых и будущих документов

Подпись

В конце указывается ФИО и должность лица, подписавшего документ.

Письмо об изменении реквизитов можно написать от руки или набрать в Ворде. Можно написать его на простом листе А4, но фирменный бланк организации добавит письму солидности и подчеркнёт официальный характер сообщения.

Документ обязательно должен быть заверен “живой” подписью директора организации или другого уполномоченного сотрудника.

Информационное письмо о смене реквизитов банка. Образец

______________________________________

                           (наименование организации)

адрес: ______________________________,

телефон: ___________, факс: _________,

адрес эл. почты: _____________________

от ___________________________________

                (наименование организации)

адрес: ______________________________,

телефон: __________, факс: __________,

адрес эл. почты: _____________________

Письмо об изменении реквизитов организации (образец)

Настоящим сообщаем об изменении банковских реквизитов ООО «Альфа».

Расчетный счет в ПАО «Промышленно-торговый банк» закрыт 25.11.2021.

С 26.11.2021 прошу все платежи осуществлять по новым реквизитам ООО «Альфа» в АКБ «Восхождение» (ПАО).

Новые реквизиты:

Р/с 40702810101978834654 в АКБ «Восхождение» (ПАО)

К/с 30101810121110923654

БИК 044675453.

 «__»__________________ г.

    ___________________/______________________/

       (подпись)                 (Ф.И.О.)

Как правильно его доставить и вручить адресату

Письмо о смене реквизитов обязательно написать немного заранее или сразу же после внесённых изменений.

Есть несколько способов отправить это уведомление получателям.

Уведомление может быть отправлено:

• курьерской службой. Это самый надёжный вариант, так письмо точно вовремя дойдёт до адресата:
• обычной почтой. В этом случае рекомендуется отправить документ заказным письмом с уведомлением о вручении. Учитывай, что в этом случае есть шанс, что доставлять письмо будут долго;
• электронная почта или факс. Это самый ненадежный способ, поэтому рекомендуется сначала отправить уведомление по почте или курьером и продублировать его электронный вариант.

И не забудь, что оно должно быть доставлено всем контрагентам, а значит нужно подготовить необходимое число копий. При необходимости уточни юридический адрес и электронную почту получателей.

Заключение

Письмо об изменении банковских реквизитов — важный документ.

Несвоевременное его отправление повлечёт за собой большие проблемы для всех контрагентов, указанных в договоре. К его составлению и отправке нужно отнестись очень серьезно.

Комментарии (0)