Как правильно написать письмо: виды, образцы и все тонкости

Как правильно написать письмо? Нюансов много.

Так, стиль, оформление и структура любого послания зависят от того, кому оно адресовано и с какой целью его отправляют. Письмо близкому человеку кардинально отличается от адресованного в какое-нибудь госучреждение.

Поэтому отправителю необходимо знать, как написать письмо так, чтобы оно было понятным и интересным тому, кто его получил. Важно, чтобы оно было не просто прочитано, а дало тот результат, на который рассчитывал его автор.

Разбираемся в деталях вместе.

Виды писем

Большинство людей обычно используют два вида переписки – с государственными органами и личную. Если письмо неофициальное, не несет в себе никакого делового интереса, его можно назвать личным. Это могут быть поздравления, приглашения на различные мероприятия, благодарности, отклонения, извинения или соболезнования.

В государственные органы обращаются с жалобами или предложениями. И для компаний, и для физических лиц составление такого письма является довольной сложной задачей. Необходимо придерживаться четких правил написания, чтобы его как минимум воспринимали серьезно.

При ведении бизнеса используются:

• письма для массовой email-рассылки клиентам;
• деловая переписка людей и компаний;
• сопроводительные письма к резюме при поиске работы.

Соблюдения особых правил требует оформление всех видов деловой переписки.

Пишем деловое письмо

Если требуется урегулировать отношения с партнерами, то применяются деловые письма. Их пишут компаниям-партнерам, отдельным сотрудникам, контрагентам, заказчикам с целью сохранить, возобновить, прекратить или создать новые отношения.

Как правильно написать письмо такого рода? Рассказываю.

Прежде всего, не допускаются орфографические или стилистические ошибки. Они напрямую показывают непрофессионализм и недальновидность отправителя письма. Никто не хочет иметь дело с людьми, которые не знают элементарных школьных правил.

Деловое письмо характеризуется четкостью, ясностью, без двусмысленных или излишне усложненных выражений, имеет одну общую цель без отклонений. Если нужно поговорить о нескольких разных темах, то лучше отправить несколько разных писем.

Отличия от других видов писем

Деловые письма обычно пишутся на официальных бланках, призваны решать оперативные вопросы, связанные с деятельностью компаний, то есть это информационные сообщения протокольного характера. По сути, это документы, обладающие юридической силой. Стиль изложения – официально-деловой, нейтральный и объективный. Информация предоставляется кратко и конкретно.

Особенности деловых писем:

• достоверность;
• краткость;
• короткие и четкие предложения;
• полнота содержания;
• нейтральный, без грубости тон;
• красивое оформление без помарок, исправлений, зачеркиваний;
• грамотный язык без сленга, просторечий, сокращений.

Авторами обычно применяется терминология из сферы экономики, юриспруденции, маркетинга. Электронные деловые письма должны быть небольшими, легко и быстро читаться. Неуместно использование сложных конструкций, нагромождений прилагательных, эпитетов.

Структура

Делопроизводство в РФ осуществляется на основе ГОСТа Р 6.30-2003. Он регламентирует деловую переписку: реквизиты, оформление. Хотя эти требования рекомендательного характера, поэтому администрация каждого предприятия сама определяет, как оформлять деловые письма.

На самом верху, в правом углу или посередине обычно размещают штамп, который отражает:

• реквизиты, ИНН, КПП, контактную информацию;
• полное юридическое название предприятия;
• дату, номер письма;
• почтовый адрес;
• адрес электронной почты;
• отметку о получении.

После него всегда следует заголовок документа, к примеру, «Извещение», «Уведомление». Далее идет вступление, обращение к получателю. Можно обратиться по имени и отчеству, а также использовать слова по типу «уважаемый» или назвать должность.

Сам текст состоит из:

• вступления (цель письма, причина обращения);
• основной части или тела (решение вопроса, предложение, описание проблемы, рекомендации);
• итога (просьба, предложение, решение, вытекающее из основной части);
• формулы вежливости (общие фразы: «с уважением…», «с надеждой на долгосрочное партнерство…», «с надеждой на понимание…»);
• должности руководителя, его подписи;
• описания приложений, если есть;
• ФИО отправителя с контактами для связи.

Деловое письмо включает в себя электронную печать, если только оно не коммерческое. Ставится поверх подписи руководителя.

В какие сроки отвечать на такие письма

Какие-то организации считают неприемлемым задержку ответа более, чем на полтора часа, в других же на формирование ответа отводится от одного до двух рабочих дней. Все зависит от ритма жизни конкретной компании. При обращениях в технический отдел, поддержку или на вопросы срочного характера ответ дается в течение 2 часов.

В целом большинство компаний придерживается «времени комфортного ожидания», то есть периода, в течение которого отправитель не чувствует дискомфорта от игнорирования своего обращения. Обычно это 3 часа после получения.

Поэтому многие предприятия разделяют ответы на такие типы, как «реакция на письмо» и «ответ на письмо». Это очень удобно, когда ответ может занять больше времени, например, нужны дополнительные документы или время для обдумывания предложения. Проще говоря, компания мгновенно реагирует на сообщение, давая отправителю знать, что оно получено. Указываются примерные сроки, когда будет получен ответ.

Рекомендации по поводу стиля

Деловой стиль не допускает написания малоинформативных или водных текстов. Главное – побольше конкретики и сухих фактов, без причастных и деепричастных оборотов. Основные принципы: объективность, достоверность, структурированность. Требуется точность подачи информации, без эмоций, выражения чувств и личного отношения к фактам. Однако чересчур формальный стиль также не приветствуется, так как написать официальное письмо — это всё-таки послание с целью дальнейшего сотрудничества.

Требования к стилистике:

1. Спокойный и ровный тон. Не допускаются ни грубость, ни чрезмерная любезность.
2. Сдержанность в оценках, никаких намеков.
3. Соблюдение правил субординации.
4. Проявление уважения к адресату: тактичность, понимание его проблем и интересов.

Юмор в деловом письме выглядит неуместно. Нельзя побуждать получателя совершать какие-то действия.

Текст нужно оформить так, чтобы в нем не было нелогичных или несогласующихся абзацев. В каждом абзаце должна быть раскрыта одна мысль. Предложения – короткие, поменьше прилагательных, побольше глаголов. Не использовать термины и слова, которые требуют разъяснения или обращения к словарям. Это вызывает отторжение. Перед оправкой нужно прочитать его вслух, чтобы проверить его звучание.

Пишем сопроводительное письмо

Иногда претенденту на должность важно объяснить рекрутеру, почему именно он подходит на эту вакансию, что он может дать компании. Чтобы успешно сделать это, ему нужно знать, как написать сопроводительные письма к резюме или к портфолио.

Что это за письмо?

По сути, это письменный рассказ о себе в качестве специалиста с предложением сотрудничества. Зачастую именно мотивационные письма и помогают компании определиться с выбором из множества кандидатов. Несмотря на то, что оно не является обязательным условием, некоторые компании указывают в должности «заявка без сопроводительного письма не принимается».

Такое письмо, образец которого легко найти в интернете, не гарантирует принятия на работу и очень часто остается без ответа, но помогает выделить кандидата среди других.

Зачем оно нужно

Основной целью сопроводительного письма является привлечение внимания к своей кандидатуре, возможность выделиться среди остальных.

Например, если у кандидатов одинаковый опыт работы или он отсутствует вообще, сопроводительное письмо часто помогает рекрутеру определиться с выбором.

Оно напрямую отражает умение человека писать, формулировать мысли и доносить суть. Поэтому всегда стоит оправлять сопроводительное письмо копирайтерам, дизайнерам и претендентам на другие должности, непосредственно связанные с текстом.

Оно также поможет объяснить нюансы из резюме. К примеру, если у кандидата нет опыта работы именно в предлагаемой сфере, потому что он решил попробовать что-то новое, но за плечами большой опыт в другом направлении. Если грамотно преподнести свое желание сменить сферу деятельности и показать, что несмотря на отсутствие опыта, человек имеет хороший потенциал на эту должность, работодатель может пойти ему навстречу.

Письмо — показатель того, что кандидату действительно интересна вакансия. Поэтому нужно выстраивать его на преимуществах для компании. Важно показать, что получит работодатель, если наймет автора письма.

Структура

Письмо нужно написать так, чтобы заинтересовать работодателя, заставить дочитать его до конца и принять решение. Как и в любом письме, начинать нужно с приветствия. Если в вакансии было упомянуто имя рекрутера или директора, будет не лишним назвать его по имени и показать вашу внимательность. Обращение должно быть нейтральным: «Добрый день, Сергей!», «Уважаемая Ольга Александровна!».

Здесь же представиться и рассказать, о какой вакансии идет речь, как и где узнал о ней, назвать компанию и должность. Это покажет, что письмо адресовано именно этой компании, а не рассылается каждому работодателю.

Далее идет основа письма. На этом этапе нужно рассказать:

• почему кандидат желает выбрать эту компанию;
• что ему нравится в вакансии;
• о своих умениях, которые могут быть полезны для компании.

Не следует упоминать о зарплате, так как это обычно затрагивается в резюме, и своих амбициях по поводу карьеры. Это отпугивает работодателя, ведь ему пока важно закрыть вакансию, а не думать о кадровом резерве.

Объем этой части зависит от объема самой вакансии. Если в ней указано много требований, то желательно пройтись по каждому и рассказать, почему ты подходишь по ним. Если требований мало и вакансия короткая, прояви инициативу и расскажи о себе самостоятельно. Например, к требованию про внимательность можно указать, что за год работы с базой данных не произошло ни одной ошибки или опечатки. Хорошим вариантом будет подтверждение твоих слов рекомендациями.

Заключение. В этой части идет благодарность потенциальному работодателю за прочтение письма, заявление о готовности лично прийти на собеседование, если подходишь на должность. Обязательно нужно указывать контакты для связи.

Не нужно делать письмо объемным, двух-трех абзацев будет достаточно. Рекрутер должен сохранить интерес до конца и не утомиться от чтения длинного послания.

Стиль

Рекомендуется держаться в рамках общепринятых представлений о стилистике деловой переписки, но формализм тоже не приветствуется. Аккуратно используй шаблонные фразы и канцеляризмы (а-ля прошу вас рассмотреть мое резюме).

Желательно не увлекаться креативом и юмором, это неуместно. Хотя удачные шутки и смелые идеи могут помочь, если ты хочешь работать в творческом коллективе. Иногда нестандартное сообщение может даже заинтересовать, если оно грамотное и интересное.

Это не исповедь и не автобиография, а форма официального письма, поэтому не нужно давать разъяснения, уточнения. Желательно избегать банальных фраз про стрессоустойчивость, коммуникабельность. Во-первых, они обычно вписана в резюме, во-вторых, рекрутеры почти не читают шаблонные высказывания.

Типичные ошибки

Чаще всего в сопроводительных письмах обнаруживаются следующие ошибки:

1. Повтор резюме. Не дублируй его содержание, а старайся дополнить. Например, когда в резюме вписаны периоды работы, то в письме лучше рассказать, почему место работы поменялось. При небольшом опыте можно сделать упор на знания, наличие грамот и сертификатов, повышение квалификации.
2. Нечестность. Если у кандидата был длительный перерыв между рабочими периодами, об этом не стоит врать. Можно просто упомянуть причину, если она заключается в каких-то семейных обстоятельствах.
3. Загруженность. Очень сложно сосредоточиться, когда очень много информации и текст длинный. К тому же нужно уважать время человека, читающего письмо. Поэтому не стоит писать длинные, чересчур загруженные информацией тексты. Нужно постараться уместить самую важную информацию о себе в 3-5 стройных абзацах, без «воды» и лишних подробностей.
4. Личная информация. Сопроводительное письмо – не место для рассказов о семье или домашних животных, о любимом виде досуга или последнем отпуске. Текст должен содержать сугубо профессиональную информацию.

Даже минимальные ошибки и опечатки портят впечатление о кандидате. Если есть трудности с правилами русского языка, можно воспользоваться онлайн-программами для исправления ошибок.

Пишем письмо для массовой email-рассылки

Рассказываю, как написать электронное письмо для широкого круга получателей.

Email-рассылка — это серия писем на электронную почту, которая из обычного читателя делает клиента, информируя его о продуктах компании. Это эффективный инструмент интернет-бизнеса, который очень актуален в современном мире онлайн-маркетинга.

Правильно составленное письмо может избавить будущего клиента от возражений и довести до сделки, поскольку многие пользователи подписываются, когда хотят приобрести товар или услугу, но откладывают покупку до лучших времен.

Также рассылки могут способствовать повышению лояльности клиентов к компании. Людям всегда приятно неожиданно получить поздравление с днем рождения или каким-нибудь международным праздником. Можно также рассказать об улучшенной версии продукта, которым они интересовались ранее. Это повысит вероятность их будущей покупки.

Определяем цель письма

Перед написанием важно определить, с какой целью оно пишется, что ты хочешь получить от того человека, который его прочитает.

Электронное письмо эффективно решает следующие задачи:

1. Продажи. Даже если получатель не покупает предложенный товар, он может подписаться. Если ему понравится письмо, у него появится доверие, увеличится лояльность. Со временем он станет покупателем.
2. Коммуникация с клиентами. Обратная связь поддерживается с помощью призывов оценить магазин, оставить отзыв.
3. Увеличение лояльности. Письма служат показателем того, что компания интересуется подписчиком, оказывает внимание. Нужно поздравлять с праздниками, днем рождения. Присылать описания товаров, которые человек просмотрел, но не купил.
4. Привлечение новых подписчиков и клиентов.

Важно постоянно напоминать о своей компании. Если человек совершил хоть одну покупку, можно мягко подтолкнуть на повторную путем отправки ему нескольких благодарственных слов. Если интересно и по правилам составлять письма с советами, напоминаниями, предложениями, информацией об акциях, человек может стать постоянным клиентом.

Продумываем структуру

Текст для рассылки не может быть написанным по случайной или наспех придуманной схеме. Иногда оно сразу уходит в спам, иногда его вообще не открывают или оно остается непрочитанным до конца. Поэтому очень важно продумать правильную структуру, чтобы послание получило отклик, и человек совершил то действие, которое от него ожидается. А сам текст должен быть интересным и завлекающим.

Придумываем тему и прехедер

Первым делом получатель видит тему. Поэтому важно, чтобы здесь была прописана польза письма, то есть почему подписчик должен его открыть. Послание должно сразу же привлечь к себе внимание, иначе его могут не заметить среди сотен сообщений.

Заголовок (тема). Сделай его выразительным, интересным, без использования таких слов, как «реклама», «купить», «выигрыш», «жми». Длина – от 80 до 90 символов: такие заголовки самые открываемые. Если заголовок меньше 10 символов, то его тоже скорее всего откроют. Если обратиться к получателю по имени, это на 50% увеличивает открываемость.

Поэтому для привлечения внимания рекомендуется:

1. Использовать смайлики. Они увеличивают открываемость больше, чем на 50%.
2. Сделать короткую тему, желательно из одного слова или аббревиатуры.
3. Намеренно вписать ошибку. Хотя прибегать к этому слишком часто не стоит.
4. Сделать акцент на срочности: акция или скидки заканчиваются.
5. Придумать интригу.

Далее идет прехедер, небольшое разъяснение к теме. Оно полнее раскрывает то, о чем пойдет речь в письме. Желательно придумать универсальное первое предложение, которое логично дополняет тему и становится началом письма.

Если сделать текст прехедера такого же цвета, что и фон письма, то получатель не видит текст письма, но оно отобразится в прехедере.

Пишем основной текст

Основная часть письма имеет следующую примерную структуру:

• приветствие;
• подводка к теме;
• УТП;
• отработка возражений.

Заключительная часть сообщения носит название подвал (футер). Здесь нужно окончательно убедить подписчика совершить какое-нибудь конкретное действие. Эту часть письма важно красиво оформить. Информацию нужно подать красиво, упорядоченно, структурированно.

Футер содержит:

1. Кнопку (ссылку) для отписки.
2. Предложение с согласием клиента на получение рассылки.
3. Контакты для связи, например, ссылки на сайт, страницу в социальной сети.
4. Призыв к действию.
5. Кнопку «Поделиться».
6. Ссылки на приложения, категории товаров.

В конце размести фото, подпись, вежливо попрощайся. Это станет подтверждением того, что послание от живого человека. Проследи, чтобы кнопки и ссылки были работающими.

Таким образом, переписку нужно вести так, чтобы получатели твоих сообщений понимали, чего ты от них хочешь. Не нужно впадать в крайности и писать слишком сухие и шаблонные письма. Можно использовать различные образцы и клише, однако твое отношение к получателю, уважение и внимание должны быть на первом месте. Тогда любое письмо достигнет цели и даст нужный результат.

Комментарии (0)